Cómo agregar un administrador a su Google Business Profile

Alguien nuevo tiene que trabajar en su ficha. Quizás sea un empleado que va a responder reseñas, un freelancer que va a actualizar las fotos o una empresa de marketing que acaba de contratar. O el problema contrario: alguien se fue hace meses y usted no está seguro de que todavía tenga una forma de entrar a su perfil. De cualquier manera, le preocupa una sola cosa: perder el control de la página que los clientes ven primero cuando lo buscan en Google. La buena noticia es que usted mismo puede agregar un administrador a su Google Business Profile en unos dos minutos, sin compartir una contraseña, y puede quitar a cualquiera igual de rápido. Lo que vale la pena hacer con calma es elegir el rol correcto y saber quién tiene la propiedad. Los pasos relacionados tienen sus propias publicaciones: agregar un segundo propietario y cambiar el propietario principal.

Usted agrega un administrador desde la pantalla Personas y acceso

Solo un propietario puede invitar a personas, así que inicie sesión con la cuenta de Google que es propietaria del perfil. La propia página de ayuda de Google, Administrar a los propietarios y administradores de su Perfil de Empresa, indica el camino. Google cambia el nombre de los menús de vez en cuando, así que si una etiqueta se ve distinta en su pantalla, busque la sección llamada Personas y acceso.

1. Abra su Perfil de Empresa, ya sea buscando el nombre de su negocio con la sesión iniciada o desde business.google.com.
2. Seleccione Más y luego Configuración del perfil de empresa.
3. Seleccione Personas y acceso.
4. Seleccione Agregar.
5. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona. Debe ser la cuenta de Google que realmente usa.
6. En Acceso, elija Administrador.
7. Seleccione Invitar.

La persona recibe una invitación y la acepta desde su propia cuenta de Google. Hasta que la acepte, la invitación aparece como pendiente en la misma pantalla. Si escribió una dirección equivocada, cancele la invitación pendiente y envíe una nueva al correo correcto. Una dirección mal escrita es una forma fácil de que una invitación no llegue a ninguna parte, así que revise la ortografía antes de enviarla.

Fíjese en lo que falta en esos pasos: una contraseña. Google dice que cada usuario debe usar su propia cuenta de Google, lo que significa que usted nunca entrega su inicio de sesión. Eso también deja un registro claro de quién tiene acceso y le permite quitarle ese acceso más adelante sin cambiar nada para los demás.

Un administrador maneja el perfil pero no controla quién tiene acceso

Antes de enviar una invitación, decida qué necesita hacer realmente la persona. Google describe dos roles, propietario y administrador, y una designación adicional, propietario principal, que corresponde a un solo propietario. A un administrador antes se le llamaba «site manager» (administrador del sitio) en las páginas de ayuda de Google.

Un perfil puede tener varios propietarios pero un solo propietario principal. Esa regla de un solo propietario importa el día en que alguien se va. El propietario principal no puede quitarse a sí mismo hasta que la propiedad principal se haya entregado a otro usuario, así que si la persona que configuró su perfil es el propietario principal y está por irse, ocúpese de eso primero.

La regla práctica es sencilla. Editar su horario, responder reseñas, publicar, actualizar fotos y administrar productos son tareas de administrador, así que una persona que solo hace esas cosas recibe el rol de Administrador. El acceso de propietario es para quien necesita decidir quién más tiene acceso, y esa debe ser una persona de confianza dentro del negocio. Un buen hábito es nombrar a dos propietarios dentro del negocio, para que el perfil nunca dependa de la cuenta de Google de una sola persona.

Si un administrador pregunta por qué no puede agregar a un compañero, la respuesta está en la tabla. Solo un propietario puede agregar o quitar usuarios, así que el administrador debe pedirle a un propietario que envíe la invitación.

Los empleados y las agencias deben recibir el rol de Administrador, y el negocio debe seguir siendo dueño del perfil

Cuando la persona es un empleado, el rol es Administrador, a menos que vaya a decidir quién más entra. Cuando es una empresa de marketing, la política de terceros de Google es específica. Si la agencia crea un perfil para usted, a usted se le debe nombrar propietario y a la agencia, administrador. Si ya tiene un perfil, la agencia debe pedirle que la invite como administrador, no como propietario. La página de Google sobre cómo trabajar con terceros dice que solo los propietarios del perfil controlan quién tiene acceso y pueden cambiar los permisos en cualquier momento.

La misma política describe cómo es un acuerdo justo. En la política de terceros de Google, la agencia usa su propia cuenta de Google, no comparte contraseñas, limita el acceso de propietario o de nivel de organización a empleados de confianza y retira su acceso cuando termina la relación. Google dice que los clientes deben mantener la propiedad o la copropiedad de su perfil «at all times» (en todo momento), y exige que los terceros den a los clientes una forma rápida y fácil de terminar la relación y recuperar el control exclusivo dentro de siete días hábiles a partir del aviso.

Use esto como lista de verificación cada vez que contrate ayuda:

• Usted es propietario, y la cuenta del negocio es el propietario principal.
• La agencia tiene acceso de Administrador mediante su propia cuenta de Google.
• Nadie le pide su contraseña de Google.
• Usted puede terminar la relación y quitar su acceso sin su permiso.
• Tiene el acuerdo por escrito, incluido quién está autorizado para hacer cambios.

El acceso a su Perfil de Empresa también es independiente del acceso a Google Ads, de Google Analytics, de su sitio web y de sus cuentas de redes sociales. Agregar a alguien al perfil no le da ninguno de esos accesos, y cada uno tiene su propia pantalla de permisos. Si también va a entregar una cuenta de anuncios, trátelo como una tarea aparte.

Quitar a alguien requiere a un propietario y unos pocos clics

Si un exempleado o una agencia anterior sigue en la lista, quítelo ahora. No espere un momento conveniente. Un propietario lo hace desde la misma pantalla:

1. Abra su Perfil de Empresa y seleccione Más y luego Configuración del perfil de empresa.
2. Seleccione Personas y acceso.
3. Seleccione a la persona que quiere quitar.
4. Seleccione Quitar persona.

Google le envía un correo a la persona quitada, y esta pierde la posibilidad de cambiar la información del negocio o de hacer tareas administrativas. Esto suele tardar unos minutos.

Qué queda después de quitar a alguien

Quitar a una persona no reescribe la historia. Google dice que sus respuestas, publicaciones, comentarios y otras acciones anteriores se quedan en el perfil. Si un exempleado escribió respuestas a reseñas con un tono que a usted no le gusta, tendrá que editar o reemplazar esas respuestas usted mismo después de quitarle el acceso.

Si usted es el administrador y quiere salir

Un administrador no puede quitar a otras personas, pero sí puede quitarse a sí mismo seleccionando Dejar de administrar. El propietario principal tiene un paso adicional: esa designación debe pasar primero a otro propietario o administrador.

Pasar la propiedad principal antes de que alguien se vaya

Si la persona que se va es el propietario principal, la secuencia es esta: invite como propietario a una persona de confianza del negocio, espere el límite para usuarios nuevos (que se explica a continuación) y haga que el propietario principal seleccione a la nueva persona en Personas y acceso, elija Editar junto a Acceso, elija Propietario principal y guarde. La página de Google sobre la transferencia de la propiedad principal dice que la transferencia conserva la información del negocio, incluidas las reseñas, cuando un negocio cambia de manos. Los pasos de toda la transferencia también están en cambiar el propietario principal.

Los usuarios nuevos enfrentan una espera de siete días para algunas acciones

Prevea una demora si agrega a un propietario o administrador nuevo y luego quiere hacer algo delicado. Google dice que un usuario nuevo puede tener un límite de siete días para quitar usuarios, eliminar el perfil y recibir la propiedad principal. Si intenta transferir la propiedad principal el mismo día en que invita a alguien, es posible que la opción todavía no esté disponible.

Es una razón más para configurar a su segundo propietario antes de necesitarlo. Si el único propietario se va en dos semanas, invite al reemplazo esta semana. Si el único propietario se fue ayer, la solución no es un atajo, sino una solicitud de acceso, que se explica a continuación.

Si nadie de su equipo tiene acceso, usted lo solicita

A veces el problema es que no puede abrir Personas y acceso en absoluto, porque la persona que es propietaria del perfil se fue, una agencia lo configuró con su propia cuenta o el propietario anterior de un negocio que usted compró todavía lo tiene. Google tiene un proceso para un propietario autorizado del negocio:

1. Vaya a business.google.com/add.
2. Ingrese el nombre y la dirección de su negocio y luego seleccione el perfil.
3. Elija Solicitar acceso.
4. Complete el formulario y envíelo.

Google le da al propietario actual tres días para responder. Si no hay respuesta, puede aparecer una opción de Reclamar o Verificar, aunque Google dice que esa opción no siempre se ofrece. La página de ayuda de Google sobre cómo solicitar la propiedad también señala que un negocio de área de servicio sin ubicación física debe comunicarse con el soporte de Google.

Envíe la solicitud en cuanto note el problema y guarde una copia con fecha de su mensaje a la agencia o al empleado anterior. Si una agencia tarda en soltar la cuenta, la política de terceros de Google se le aplica, y por eso conviene guardar juntos su acuerdo y su aviso de terminación por escrito.

Una revisión de diez minutos mantiene al negocio en control

No necesita esperar a que haya un problema. Ponga un recordatorio para hacer esta revisión cada vez que cambie el personal o los proveedores, y al menos un par de veces al año.

1. Inicie sesión con la cuenta de Google que administra el perfil.
2. Abra su perfil y seleccione Más, Configuración del perfil de empresa, Personas y acceso.
3. Anote al propietario principal, a cada propietario, a cada administrador y cada invitación pendiente.
4. Confirme que el propietario principal es el negocio o una cuenta controlada por el negocio, no un correo personal que controla una sola persona.
5. Cancele las invitaciones enviadas a una dirección equivocada.
6. Quite a los exempleados, a las agencias anteriores y a cualquier persona que no reconozca.
7. Agregue al personal actual o a su agencia con sus propias cuentas de Google.
8. Use Administrador, a menos que la persona deba administrar el acceso.
9. Guarde una copia de la lista con fecha para que la próxima persona pueda leerla en un minuto.

Guarde esa copia en un lugar que controle el negocio, como una carpeta compartida, y no en el correo de un solo empleado. Cuando la lista cambie, actualice la copia ese mismo día.

Usted puede hacerlo solo, y la ayuda externa encaja en unas pocas situaciones

Todo lo anterior es algo que un propietario puede hacer desde una laptop en pocos minutos. Agregar un administrador, quitar a un exempleado y revisar la lista de acceso no requieren una agencia, y debe desconfiar de cualquiera que cobre por cambiar un permiso que usted mismo puede cambiar, que le pida su contraseña de Google o que se quede con la propiedad principal de su perfil. La propia guía de Google dice que los negocios deben entender cómo funciona el Perfil de Empresa para tomar decisiones informadas al trabajar con terceros.

La ayuda externa tiene sentido en unos pocos casos: tiene varias ubicaciones que mantener en orden, el propietario no se puede localizar y usted está tramitando una solicitud de acceso, una agencia anterior no quiere soltar el perfil, la venta de un negocio está cambiando quién controla las cuentas, o quiere que alguien se encargue de las reseñas, las publicaciones y las actualizaciones de forma continua. En todos esos casos, el acuerdo debe verse igual al que describe Google: usted sigue siendo propietario, quien ayuda es administrador con su propia cuenta, y usted puede terminar la relación y recuperar el control.

Preguntas frecuentes sobre cómo agregar un administrador a Google Business Profile

¿Cómo agrego un administrador a mi Google Business Profile?

Abra su perfil, seleccione Más, Configuración del perfil de empresa y luego Personas y acceso. Seleccione Agregar, escriba el correo de la cuenta de Google de la persona, elija Administrador en Acceso y seleccione Invitar. La persona acepta desde su propia cuenta.

¿Puedo agregar a un administrador sin compartir mi contraseña?

Sí. Google da a cada usuario un acceso individual mediante su propia cuenta de Google, así que nadie necesita su inicio de sesión.

¿Qué puede hacer un administrador y qué no?

Un administrador puede editar la información del perfil y administrar publicaciones, fotos, productos, servicios, reseñas, preguntas y respuestas, mensajes y datos de rendimiento. Un administrador no puede agregar ni quitar usuarios ni eliminar el Perfil de Empresa.

¿Quién puede quitar a un exempleado de mi perfil?

Un propietario. Abra Personas y acceso, seleccione a la persona y elija Quitar persona. Un administrador solo puede quitarse a sí mismo con Dejar de administrar.

¿Quitar a alguien borra sus publicaciones o respuestas anteriores?

No. Google dice que sus respuestas, publicaciones, comentarios y otras acciones anteriores se quedan en el perfil, así que quizá tenga que editarlas usted mismo.

¿Qué hago si otra persona es propietaria de mi perfil y no puedo entrar?

Vaya a business.google.com/add, busque su negocio y elija Solicitar acceso. Google le da al propietario actual tres días para responder, y después puede aparecer una opción de Reclamar o Verificar, aunque no siempre se ofrece.

Reflexiones finales

Agregar un administrador es un trabajo de dos minutos: Personas y acceso, Agregar, una dirección de correo, Administrador, Invitar. Las decisiones alrededor importan más que los clics. Use Administrador para el trabajo diario, reserve Propietario para las pocas personas que deben controlar el acceso y asegúrese de que el propio negocio tenga la propiedad principal.

La misma pantalla es también la forma de recuperar el acceso. Quitar a un exempleado o a una agencia toma unos minutos, sus respuestas anteriores se quedan donde están, y la espera de siete días para un usuario nuevo es la única demora que debe prever. Si nadie de su lado puede abrir la pantalla, el formulario de solicitud de acceso es el camino que ofrece Google. Revise la lista cada vez que una persona entre o salga, y la ficha seguirá siendo suya.

Si prefiere que alguien haga la revisión y mantenga su ficha en orden, Web Leveling puede hacerlo con usted mediante nuestro servicio de gestión de Google Business Profile, con el negocio como propietario y nuestro equipo como administrador con su propia cuenta. Si lo único que necesita es una revisión del acceso, se lo diremos y lo remitiremos de vuelta a los pasos anteriores. Trabajamos con pequeñas y medianas empresas en todo el país y en el extranjero. Cuéntenos quién tiene hoy acceso a su ficha y le ayudaremos a ordenarlo.

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