Alguien está esperando a que usted actúe. Quizás sea un empleado nuevo que necesita editar campañas, un contador que quiere ver los cargos, o una agencia que no puede empezar hasta que le den acceso. Usted necesita dar acceso a alguien a su cuenta de Google Ads, y quiere hacerlo sin entregar su contraseña, su facturación ni la cuenta misma. Se puede. Google creó las invitaciones individuales y los vínculos con cuentas de administrador precisamente para esto, así que nadie necesita su inicio de sesión. Lo que requiere reflexión es elegir el nivel, porque los nombres se parecen y los poderes que hay detrás no. Si elige uno demasiado bajo, la persona se queda atorada. Si elige uno demasiado alto, puede cambiar quién más tiene acceso. Los pasos de abajo toman unos 10 minutos y lo dejan a usted al mando.
Puntos clave
Abra Administración, luego Acceso y seguridad, toque el botón de más, escriba el correo de la persona, elija un nivel y envíe la invitación. La persona la acepta desde su propia cuenta de Google.
Estándar cubre la edición de campañas. Administrador agrega la gestión de usuarios, las decisiones sobre vínculos con cuentas de administrador y la verificación del anunciante, así que dárselo solo a alguien en quien confíe con esos poderes.
La cuenta de administrador de una agencia puede trabajar en su cuenta sin ser su dueña. La propiedad es una configuración aparte, y usted puede quitarla desvinculando.
Google recomienda al menos un administrador adicional, para que la salida de una persona no deje al negocio sin acceso.
¿Cómo se da acceso a alguien a su cuenta de Google Ads?
Inicie sesión en su cuenta de Google Ads con un acceso de Administrador. Solo los administradores pueden invitar a personas; los usuarios con acceso Estándar no pueden. Abra Administración, luego Acceso y seguridad, y toque el botón de más. Escriba el correo de la persona, elija un nivel de acceso y toque Enviar invitación. La persona debe usar una cuenta de Google, o crear una, y aceptar la invitación desde su correo. Mientras no la acepte, la invitación está pendiente y no es un acceso activo, así que un mensaje de «ella todavía no puede entrar» casi siempre significa que el correo aún no se ha aceptado.
Google cambia el nombre y el orden de los elementos del menú de vez en cuando, así que si no ve las palabras exactas de arriba, busque la sección llamada Acceso y seguridad. La página de ayuda de Google Ads sobre cómo administrar el acceso es la referencia vigente para los clics.
El correo es todo el truco. Como cada persona inicia sesión con su propia cuenta de Google, usted puede ver quién hizo qué, cambiar su nivel más adelante y quitarla sin tocar a nadie más. Compartir una contraseña no hace nada de eso. Le deja un solo inicio de sesión que conocen varias personas, ninguna forma de quitar a una sola de ellas, y una configuración de seguridad que quizás pida un código en su teléfono cada vez que alguien inicie sesión.
¿Qué nivel de acceso debe elegir?
Google Ads enumera actualmente cinco niveles: Solo correo electrónico, Facturación, Solo lectura, Estándar y Administrador. Cada uno agrega a lo que la persona puede ver o cambiar. La tabla de abajo resume lo que la página de niveles de acceso de Google indica para cada uno.
| Nivel | Qué cubre | Buena opción para |
|---|---|---|
| Solo correo electrónico | Correos de notificación e informes, sin trabajo dentro de la cuenta | Alguien que solo necesita leer los informes mensuales |
| Facturación | Ver y editar la información de facturación, los informes de facturación, los métodos de pago y los pagos | Un contador que paga o concilia facturas |
| Solo lectura | Ver campañas, herramientas de planificación, información de facturación, usuarios, administradores, vínculos de productos e informes; sin editar campañas | La pareja del dueño, un auditor, o una persona que está aprendiendo la cuenta |
| Estándar | Todo lo de Solo lectura, más la edición de campañas y algunas acciones de pago | Un empleado o una agencia que maneja las campañas |
| Administrador | Todo lo de Estándar, más la gestión de usuarios, los cambios de nivel de acceso, la cancelación de invitaciones, la gestión de vínculos de productos, la aprobación o el rechazo de vínculos con administradores, la desvinculación de administradores, la edición del perfil de pagos y la verificación del anunciante | El dueño, más un respaldo de confianza |
Dos detalles de esa tabla deciden la mayoría de los casos. Primero, Estándar es el nivel que permite a alguien editar campañas. Si el trabajo es escribir anuncios, cambiar presupuestos o ajustar palabras clave, Estándar basta, y Administrador agrega poderes que el trabajo no necesita. Segundo, Administrador no es sinónimo de «la persona que maneja nuestras campañas». El Administrador controla quién más entra y qué cuentas de administrador están vinculadas. Dé ese nivel a alguien que trabaje para usted todos los días, no a un contratista cuyo contrato puede terminar.
La guía de seguridad de Google dice que se debe otorgar el acceso mínimo necesario a cada usuario. Esa es la regla a seguir aquí. Si tiene dudas, empiece un nivel más abajo. Un Administrador puede subir el nivel de una persona en segundos pasando el cursor sobre su nivel actual en la lista de Acceso y seguridad y eligiendo otro.
¿Qué debe recibir un empleado, un contador o un freelancer?
Ajuste el nivel a la tarea, no a cuánto confía en la persona. La confianza no es el problema; una persona con más poder del que necesita el trabajo simplemente tiene más maneras de causar un accidente.
Un empleado que escribe anuncios y ajusta presupuestos recibe Estándar. Un empleado que solo revisa resultados recibe Solo lectura. Un contador que paga facturas o descarga informes de facturación recibe Facturación, que cubre los métodos de pago y los pagos sin tocar las campañas. Una pareja de negocios, un miembro de la junta o un auditor que necesita echar un vistazo recibe Solo lectura. Alguien que solo debe ver el informe en su bandeja de entrada recibe Solo correo electrónico. Un freelancer que maneja sus campañas recibe Estándar, con el entendimiento de que usted puede quitarlo cuando termine el contrato.
| Persona | Tarea | Nivel con el que empezar |
|---|---|---|
| Empleado | Edita anuncios, presupuestos y palabras clave | Estándar |
| Empleado | Solo revisa el rendimiento | Solo lectura |
| Contador | Paga facturas, descarga informes de facturación | Facturación |
| Freelancer | Maneja campañas por un periodo definido | Estándar |
| Socio del negocio | Necesita control total junto con usted | Administrador |
| Asesor | Lee informes por correo | Solo correo electrónico |
Hay un límite sobre la facturación que conviene conocer antes de prometerle algo a un contador. El acceso de Facturación dentro de Google Ads es distinto de quién es usuario del perfil de pagos que está detrás. Google dice que los usuarios no pueden agregar ni quitar directamente a usuarios del perfil de pagos desde Google Ads, y que el contacto principal del perfil de pagos, o un usuario elegible del mismo dominio, tiene que comunicarse con el soporte de Google para hacer esos cambios. Consulte la página de configuración de pagos de Google para ver los detalles, y confirme qué puede ver su contador en su propio perfil de pagos antes de planear en torno a eso.
¿Cómo entra una agencia a su cuenta?
Una agencia tiene dos caminos, y funcionan distinto. Usted puede invitar a la persona de la agencia por correo, exactamente como lo haría con un empleado, por lo general con nivel Estándar. O la agencia puede usar una cuenta de administrador, que es una cuenta de Google Ads aparte que está por encima de las cuentas de clientes y le permite a una agencia trabajar en muchas de ellas desde un solo lugar. Puede leer cómo funciona en la página de Google sobre cuentas de administrador.
Con el camino de la cuenta de administrador, usted no envía nada. La agencia le envía una solicitud de vínculo, usando su ID de cliente, desde dentro de su cuenta de administrador. Usted ve la solicitud en su propia cuenta y la acepta como un usuario con permiso para aprobar vínculos con administradores. Después de que acepte, su cuenta aparece dentro de la cuenta de administrador de la agencia. Google explica el lado de la agencia en su guía para vincular cuentas a una cuenta de administrador.
Pregunte a la agencia qué camino prefiere, y pida su ID de cliente de administrador antes de aceptar nada. Nunca envíe una contraseña. Si una agencia le dice que necesita su inicio de sesión para empezar, dígale que usted invitará o vinculará, y espere esa solicitud.
El camino de la cuenta de administrador suele ser más fácil para la agencia, pero no cambia quién controla qué. Su cuenta sigue siendo su cuenta. Anote su propio ID de cliente, porque se lo pedirán otra vez si alguna vez cambia de agencia.
¿Vincular la cuenta de administrador de una agencia le da la propiedad?
No. Una cuenta de administrador vinculada a una cuenta de cliente existente no se convierte automáticamente en su propietaria. La propiedad es una configuración aparte, y Google la explica en su página sobre la propiedad de las cuentas de cliente. Si la propiedad está activada, el administrador obtiene amplios privilegios de acceso administrativo y a los datos. Google dice que la cuenta de cliente sigue siendo dueña de sus datos y puede quitar el acceso de propiedad desvinculando, y recomienda que un administrador sea el propietario solo cuando se necesiten esos privilegios adicionales. Una cuenta de cliente solo puede tener un administrador propietario.
Para la gestión ordinaria de campañas, el acceso Estándar o un simple vínculo con la cuenta de administrador basta. La agencia no necesita ser dueña de su cuenta para manejarla. Si una agencia le pide que la haga propietaria, pregunte qué tarea lo requiere, y póngalo por escrito antes de activarlo.
Conserve la propiedad en el negocio de la manera que no cuesta nada. Cree usted mismo la cuenta de Google Ads, con su propio inicio de sesión de Google, en lugar de dejar que una agencia cree la única copia bajo su propia cuenta de administrador. Anote su ID de cliente. Mantenga la facturación bajo su control. Y conserve al menos un Administrador que pertenezca a su negocio. Si ya está en un conflicto por una cuenta que montó una agencia, lea qué hacer cuando una agencia no le da su cuenta de Google Ads.
¿Cómo quita o cambia el acceso de alguien?
Abra Administración, luego Acceso y seguridad, y busque a la persona en la lista. Para quitarla, abra la columna Acciones de esa fila y toque Quitar acceso. Para cambiar su nivel, pase el cursor sobre su nivel actual y elija otro. Un Administrador puede cancelar una invitación pendiente antes de que se acepte.
Quitar a una persona y quitar a un administrador son dos trabajos distintos. Sacar a un antiguo empleado de la agencia de su lista de usuarios no termina el vínculo de la agencia con su cuenta de administrador. Abra la sección Administradores y revise qué está vinculado. Una cuenta de cliente puede desvincular a un administrador, como explica la página de Google sobre la desvinculación, y un administrador puede desvincular una cuenta de cliente cuando la cuenta todavía tiene al menos un usuario o un administrador con propiedad administrativa.
Cuando termine el trabajo de un proveedor, haga ambas cosas: quite a sus usuarios y luego revise la sección Administradores. Si su Perfil de Negocio de Google tiene el mismo tipo de lista de acceso, los pasos son la misma idea en otro lugar, y nuestras entradas sobre cómo agregar un administrador a un Perfil de Negocio de Google y cómo agregar un propietario a un Perfil de Negocio de Google los explican.
¿Qué revisión de diez minutos le dice quién tiene acceso hoy?
Hágala una vez ahora, y otra vez cada vez que se vaya una persona o un proveedor. Abra su cuenta, vaya a Administración, luego Acceso y seguridad, y recorra la lista.
- Anote cada dirección de correo que aparezca en la lista de usuarios.
- Escriba el nivel de cada persona junto a su nombre.
- Confirme que al menos un correo de Administrador pertenece a su negocio, e idealmente dos. Google advierte que una cuenta con un solo administrador puede perder el acceso a sus etiquetas si esa persona deja de estar disponible.
- Quite a quien ya se fue, incluidos antiguos empleados, proveedores viejos y direcciones que nadie reconoce.
- Verifique que la agencia o el contratista tenga solo el nivel que el trabajo necesita.
- Busque usuarios Administrador o de Facturación inesperados.
- Abra la sección Administradores y anote cada cuenta de administrador vinculada.
- Fíjese si algún administrador figura como propietario, y si usted estuvo de acuerdo con eso.
- Anote su ID de cliente.
- Revise la facturación por separado si otra persona paga las facturas.
Google también señala que sus términos de procesamiento de datos exigen identificadores de usuario únicos, contraseñas seguras, autenticación de dos factores y listas de acceso vigiladas. Por eso, cada persona de su lista debe tener su propio inicio de sesión y una contraseña que no haya compartido. Los términos de procesamiento de datos de Google Ads detallan esas expectativas.
¿Cuándo puede hacerlo usted mismo, y cuándo conviene pedir ayuda?
Usted puede hacerlo solo. Agregar a una persona de confianza con el nivel correcto son unos cuantos clics y no necesita proveedor, ni cuota, ni software especial. Si su cuenta tiene un Administrador de su negocio, una lista corta de usuarios y ningún vínculo con administradores que no reconozca, termina después de la revisión de diez minutos.
Pedir ayuda tiene sentido cuando la pantalla de acceso no es el verdadero problema. Algunos ejemplos son una cuenta donde nadie de su lado es Administrador, una antigua agencia que todavía figura en la sección Administradores, varios administradores vinculados a la vez, una agencia que montó la cuenta bajo su propia cuenta de administrador, o una facturación repartida entre más de una persona. En esos casos, alguien que conozca la cuenta puede trazar quién tiene qué y sugerir qué cambiar, mientras usted conserva el control. Pregunte a cualquier ayudante qué nivel necesita, por qué, y cómo lo quitará cuando termine el trabajo.
Reflexiones finales
Para dar acceso a alguien a una cuenta de Google Ads, invítelo por correo desde Administración, luego Acceso y seguridad, con el nivel más bajo que cubra su trabajo. Estándar basta para editar campañas, Facturación se encarga de los pagos y los informes de facturación, y Solo lectura o Solo correo electrónico se encargan de ver. Una agencia puede usar un vínculo con una cuenta de administrador que usted acepta, y ese vínculo no es propiedad. Mantenga dos Administradores controlados por el negocio, anote su ID de cliente y revise la lista de usuarios y la sección Administradores cada vez que se vaya una persona o un proveedor.
Hecho así, el acceso es fácil de dar y fácil de recuperar. Puede incorporar a un nuevo contador el lunes, reemplazar a una agencia sin reconstruir nada, y saber exactamente quién puede cambiar su presupuesto.
Si quiere una segunda opinión sobre quién puede entrar hoy a su cuenta, o quiere que alguien maneje las campañas mientras usted conserva el puesto de Administrador, Web Leveling puede ayudarle. Nuestro servicio de gestión de Google Ads deja el puesto de Administrador con usted y termina con una entrega limpia, y puede contactarnos sobre su cuenta de Google Ads para conversarlo. Trabajamos con pequeñas y medianas empresas en todo el país y en el extranjero.
Repaso rápido: ¿Conoce el nivel de acceso correcto de Google Ads?
Elija una respuesta para empezar.
1. Su nuevo empleado necesita editar campañas y presupuestos, pero no debe administrar a otros usuarios. ¿Qué nivel le corresponde?
2. Una agencia le envía una solicitud de vínculo con su cuenta de administrador. ¿Qué hace aceptarla?
3. ¿Por qué debe conservar más de un Administrador controlado por el negocio?
Preguntas frecuentes sobre cómo dar acceso a una cuenta de Google Ads
¿Cómo agrego a alguien a Google Ads?
Inicie sesión como Administrador, abra Administración, luego Acceso y seguridad, toque el botón de más, escriba el correo de la cuenta de Google de la persona, elija el nivel de acceso y toque Enviar invitación. La persona debe aceptar la invitación del correo.
¿Qué acceso debo darle a mi agencia?
Estándar cuando la agencia necesita editar campañas. Administrador solo si debe gestionar usuarios, vínculos con administradores, vínculos de productos, la verificación del anunciante u otros controles de la cuenta, y solo después de preguntar por qué.
¿Una agencia necesita mi contraseña de Google?
No. Invite al usuario de la agencia o acepte la solicitud de vínculo de la cuenta de administrador de la agencia. Mantenga su propio inicio de sesión para usted.
¿Qué puede hacer un usuario con Solo lectura?
Solo lectura permite a una persona ver campañas, herramientas de planificación, información de facturación, usuarios, administradores, vínculos de productos e informes. No permite editar campañas.
¿Qué permite el acceso de Facturación?
Cubre ver y editar la información de facturación, los informes de facturación, los métodos de pago y los pagos. Agregar o quitar usuarios del perfil de pagos es un asunto aparte y pasa por el contacto principal del perfil de pagos y el soporte de Google.
¿Cómo quito un acceso?
Abra Administración, luego Acceso y seguridad, busque a la persona, abra la columna Acciones y toque Quitar acceso. Después revise la sección Administradores por si hay alguna cuenta de administrador vinculada que también deba salir.
Términos
Palabras sobre el acceso a Google Ads en este artículo
Toque un término para ver qué significa.
Administrador. El nivel de acceso más alto, que agrega la gestión de usuarios, las decisiones sobre vínculos con administradores y la verificación del anunciante a todo lo que puede hacer Estándar.
Estándar. Un nivel que incluye ver más la edición de campañas y algunas acciones de pago, pero no la gestión de usuarios.
Cuenta de administrador. Una cuenta de Google Ads aparte, usada a menudo por agencias, que se vincula a cuentas de clientes para que un solo inicio de sesión pueda trabajar en muchas de ellas.
ID de cliente. El número que identifica una cuenta de Google Ads, que una agencia usa para enviar una solicitud de vínculo.
Administrador propietario. Una cuenta de administrador a la que se le dieron privilegios de propiedad sobre una cuenta de cliente; una cuenta de cliente solo puede tener uno.
Perfil de pagos. El registro de facturación de Google detrás de una cuenta, cuyos usuarios se gestionan aparte del acceso a Google Ads.
