¿Su agencia no le da acceso a Google Ads? Haga esto primero

Usted está terminando el contrato con una agencia, entra a revisar algo, y el único administrador de su cuenta de Google Ads es una dirección de correo de la agencia. Después revisa Analytics, Tag Manager y Search Console, y el patrón puede repetirse. Cuando una agencia no le da acceso a Google Ads, o simplemente no ha respondido todavía, el miedo casi nunca es cuestión de principios. Es sobre anuncios que podrían detenerse, cargos que podrían seguir corriendo, y años de historial de campañas y de informes que podrían quedarse atrás cuando usted se vaya. La buena noticia es que Google documenta cómo funcionan la propiedad y el acceso en cada uno de estos productos, y las reglas son más específicas que «quien tenga la contraseña». La primera tarea no es una conversación difícil con la agencia. Es averiguar, producto por producto, quién tiene qué, y usted puede hacerlo hoy mismo sin quitarle el acceso a nadie.

Sepa exactamente quién controla cada cuenta en quince minutos

Antes de escribirle a nadie, averigüe en qué posición está. Cada uno de los cuatro productos de Google tiene su propio modelo de acceso, así que «tengo acceso» puede significar cosas muy distintas según la pantalla que esté viendo. Un registro breve y fechado de quién tiene cada rol le da algo específico que pedir y algo a lo cual referirse después. También le muestra si en realidad hay un problema, porque a veces el negocio ya tiene suficiente acceso y simplemente nunca lo revisó.

Empiece con el ID de cliente de Google Ads y su propio nivel de acceso

Su cuenta de Google Ads tiene un ID de cliente, y ese número es lo que todos, incluido el soporte de Google, usarán para identificarla. En Ads, abra Administración, luego Acceso y seguridad, y lea la lista de usuarios. Google Ads tiene cinco niveles de acceso en una cuenta de Google Ads: Solo correo, Facturación, Solo lectura, Estándar y Administrador. Solo el Administrador puede cambiar quién tiene acceso y aceptar o desvincular cuentas de administrador. El acceso de Facturación no es control: un usuario de Facturación puede editar la información de pago pero no puede administrar usuarios ni campañas. Si su correo muestra algo por debajo de Administrador, todavía no controla la cuenta.

Averigüe quién aceptó los términos cuando se creó la cuenta

Esta es la parte que decide qué tan fuerte es su posición, y funciona en ambos sentidos. Respuestas de la propia comunidad de ayuda de Google Ads señalan a la persona que aceptó los términos de Google Ads cuando se abrió la cuenta como la que tiene un derecho real a controlarla. Si usted, o alguien de su empresa, creó la cuenta y aceptó esos términos, está en una posición fuerte. Si la agencia creó la cuenta con su propio acceso y aceptó los términos ella misma, el negocio no está automáticamente en lo correcto por defecto, y lo que la agencia deba entregar puede depender de su contrato. Saber cuál de estos casos es el suyo le dice si preguntar, verificar o pedir asesoría.

Anote qué correo tiene el rol de administrador en los otros tres productos

Repita la misma revisión en Google Analytics, Tag Manager y Search Console. Está buscando las direcciones de correo que aparecen arriba de cada lista de permisos, y si alguna pertenece a su empresa. Tome capturas de pantalla con la fecha visible.

La última línea importa más de lo que parece. Quitarle el acceso a un usuario de la agencia antes de tener su propio rol de administrador puede dejar una cuenta sin nadie que pueda administrarla, y en un producto eso tiene un plazo estricto de por medio.

Consiga el rol correcto en cada producto de Google

Una vez que sepa quién tiene qué, la solicitud se vuelve específica. La palabra «administrador» no significa lo mismo en todas estas herramientas, así que pedir «acceso de administrador» o «el acceso» puede dejarle menos control del que cree. La tabla de abajo indica el rol que debe pedir en cada producto. Después de ella, cada producto tiene su propio plan corto: qué pedir por escrito, y qué hacer si nadie responde.

Google Ads: Administrador en la cuenta de cliente, y una revisión clara de cualquier vínculo de administrador

Pídale a la agencia, por escrito, que agregue el correo de su empresa como Administrador en la propia cuenta de cliente de Google Ads, no solo en la cuenta de administrador de la agencia. Una cuenta de administrador de Google Ads (también llamada MCC) le permite a una agencia manejar muchas cuentas de cliente desde un solo acceso, y una cuenta de administrador puede aparecer como propietaria de su cuenta. La página de Google sobre propiedad de las cuentas de cliente dice que una cuenta de administrador propietaria tiene privilegios adicionales, pero estos «do not take data ownership or administrative rights away from client accounts» (no le quitan la propiedad de los datos ni los derechos administrativos a las cuentas de cliente). En la práctica, una vez que usted tiene Administrador en la cuenta de cliente, puede desvincular la cuenta de administrador usted mismo.

Si la cuenta no tiene administradores activos y no puede contactar a la agencia, la ayuda de inicio de sesión de Google Ads documenta un formulario de solicitud de acceso a la cuenta. Pide pruebas de que usted es el dueño de la cuenta, que es donde vuelve la pregunta de los términos de la primera sección. La facturación necesita su propio paso: cuando la cuenta de administrador de una agencia paga sus anuncios, el proceso de Google para cambiar quién paga debe iniciarlo la cuenta de administrador que paga actualmente, así que el tiempo no está por completo en sus manos.

Google Analytics 4: el rol de Administrador

GA4 tiene roles de cuenta y roles de propiedad, y un Administrador tiene control total, incluyendo la administración de usuarios, según la página de Google sobre gestión de acceso y restricción de datos. Pida Administrador a nivel de cuenta si toda la cuenta le pertenece a su negocio, o a nivel de propiedad si la agencia mantiene a varios clientes bajo una sola cuenta. Ayuda saber cómo está organizado GA4: una cuenta contiene una o más propiedades, y una propiedad contiene flujos de datos, como explica la página de Google sobre la estructura de cuentas de GA4.

Google no publica un método alternativo general para una propiedad de GA4 que solo controla la agencia. Su vía es que la agencia lo agregue, algo que cualquier Administrador existente puede hacer siguiendo los pasos de la ayuda de Google sobre agregar y editar usuarios de Analytics, o que la agencia traslade la propiedad a su propia cuenta, tema de la siguiente sección.

Tag Manager: Administrador de cuenta más Publicación en el contenedor

Tag Manager separa la cuenta del contenedor. A nivel de cuenta, una persona es Administrador o Usuario. A nivel de contenedor, los permisos son Lectura, Edición, Aprobación y Publicación. Pida Administrador de cuenta y Publicación en el contenedor, porque un administrador que no puede publicar tampoco puede llevar una corrección a producción.

La página de Google sobre usuarios y permisos de Tag Manager es directa sobre los límites. El soporte de Google no puede agregar usuarios cuando una organización quedó bloqueada, y Google recomienda tener más de un administrador. También advierte que una cuenta que se queda sin administrador puede eliminarse automáticamente, después de lo cual los usuarios restantes con acceso de lectura tienen 30 días para exportar el contenedor desde la papelera. Así que, nunca deje que el último administrador se vaya antes de que a usted lo agreguen.

Search Console: propietario verificado o delegado

Search Console tiene propietarios verificados, propietarios delegados, usuarios completos y usuarios restringidos, según la página de Google sobre propietarios, usuarios y permisos. A un propietario verificado no se le asigna un título. Demuestra el control del sitio con un token de verificación, como un registro DNS o un token colocado en el sitio. Pídale a la agencia que lo agregue como propietario delegado, o verifique la propiedad usted mismo.

Este es el único producto donde tal vez ni siquiera necesite a la agencia. Google dice que si el único propietario verificado se va, el equipo entrante debería verificar la propiedad del sitio para recuperar el acceso. Si su empresa controla el DNS del dominio o el sitio web, eso suele ser un trabajo rápido.

Conserve su historial cuando cambie de agencia

Lo que sobrevive depende casi por completo de una pregunta: ¿va a conservar la cuenta original, o va a empezar una nueva? La documentación de Google es específica sobre cada caso, y la diferencia es grande.

Para Google Ads, la ayuda de Google sobre desvincular cuentas de una cuenta de administrador dice que desvincular una cuenta individual no elimina su propio historial de campañas ni sus funciones, siempre que la propia cuenta de cliente siga siendo accesible. Cuando una nueva agencia toma el control, vincula su propia cuenta de administrador a su cuenta de cliente ya existente, un paso que Google describe en su ayuda sobre transferir una cuenta de cliente existente. No necesita una cuenta nueva para que una nueva agencia empiece a trabajar.

Para GA4, una propiedad puede trasladarse a otra cuenta, y la página de Google sobre cómo trasladar una propiedad de GA4 dice que los datos de informes, los flujos, la configuración y las integraciones a nivel de propiedad se van con ella. La trampa está en los roles: quien haga el traslado necesita roles de Administrador y Editor tanto en la cuenta de origen como en la de destino. Una propiedad completamente nueva no puede heredar ninguno de los informes anteriores.

Por eso el orden de los pasos importa tanto. Si las conversaciones con la agencia fracasan y tiene que empezar de cero, usted sigue adelante, pero su nueva cuenta de Ads, su propiedad de GA4 y su contenedor de Tag Manager empiezan sin historial, y una nueva agencia también empezaría desde ese punto.

Escriba la entrega en su contrato

Aquí los contratos importan, y también es donde termina la orientación general. Los puntos de abajo son información general de negocios, no asesoría legal, y lo que se le debe depende del acuerdo que firmó y de la ley que le aplique. Si su acuerdo no es claro o la agencia lo disputa, eso es una pregunta para un abogado.

Como información general, un contrato de marketing claro suele cubrir estos puntos:

• Cada cuenta por nombre: Ads, GA4, Tag Manager, Search Console y cualquier otra, con sus IDs, y si el negocio o la agencia crea cada una.
• Quién tiene el rol de administrador, y cuándo: qué parte debe tener acceso de administrador durante todo el contrato, no solo al final.
• La entrega al terminar: usuarios y roles, IDs de cuenta y propiedad, traspaso de facturación, exportaciones de datos, configuraciones, plazos, el formato, horas de soporte y cualquier tarifa.
• Activos de campañas y seguimiento: creatividades, audiencias, píxeles, etiquetas, configuración de seguimiento y exportaciones de datos, además de si la agencia puede conservar el acceso después de que termine el contrato.

El artículo de la American Bar Association sobre las cláusulas contractuales clave en acuerdos de SaaS dice que la propiedad de los datos, el acceso, la retención, la portabilidad y el formato de los datos devueltos deben quedar cubiertos. Está escrito sobre contratos de software, y no es una regla que decida una disputa con una agencia de marketing, pero las mismas preguntas aplican. Ninguna entidad reguladora ni norma técnica de Estados Unidos localizada en la investigación detrás de este artículo establece una regla universal de que un cliente de marketing sea automáticamente dueño de cada cuenta que creó una agencia.

Configure las cuentas nuevas para siempre tener las llaves

Ya sea que esté empezando desde cero o simplemente quiera que la próxima relación con una agencia termine limpiamente, la configuración es la misma. Cree todo desde una cuenta de Google que su empresa controle, protegida por el correo y el teléfono de recuperación del negocio y por la verificación en dos pasos.

Desde esa cuenta, cree la cuenta de cliente de Ads, la cuenta de Analytics y la propiedad de GA4, la cuenta y el contenedor de Tag Manager, y una propiedad de dominio en Search Console. Una propiedad de dominio cubre todo el dominio y se verifica mediante DNS, como explica la ayuda de Google sobre agregar una propiedad en Search Console. Agregue al menos dos administradores internos en cada producto, y luego invite a la agencia como usuarios con nombre o vincule su cuenta de administrador. Mantenga la facturación y el perfil de pagos bajo un contacto controlado por el negocio en todo lo que pueda.

Por último, escriba los IDs de cuenta, el ID de propiedad, el ID del contenedor, el ID de medición, la propiedad de Search Console, el método de verificación y el perfil de pagos. Google recomienda accesos individuales en lugar de contraseñas compartidas, así que cada persona, dentro o fuera de la empresa, tiene su propio acceso que usted puede quitar el día que termine el trabajo.

Decida si de verdad necesita ayuda externa

Puede que no necesite a nadie. Si ya tiene un administrador interno en cada producto, propiedad verificada en Search Console, la facturación bajo su control y una lista escrita de IDs de cuenta, es probable que pueda manejar el cambio usted mismo. Lo mismo aplica para una nueva agencia: debería poder trabajar dentro de su cuenta de cliente de Ads y su propiedad de GA4 ya existentes, en lugar de insistir en cuentas nuevas solo por su propia comodidad.

La ayuda empieza a valer su costo cuando el panorama está desordenado. Eso significa varias cuentas sin administrador interno, una cuenta de administrador que paga sus anuncios, seguimiento y productos vinculados que nadie ha registrado, o un cambio que no puede darse el lujo de arruinar mientras los anuncios siguen activos. La ayuda útil aquí se ve como una auditoría de acceso, la captura de evidencia, una revisión de la configuración de seguimiento y una transición planeada. Nadie puede prometer recuperar una cuenta de Tag Manager sin administrador, ni trasladar una propiedad de GA4 sin los roles que Google exige, así que trate cualquier garantía de ese tipo como motivo para hacer más preguntas.

Preguntas frecuentes sobre la agencia que no da acceso a Google Ads

¿Quién es el dueño de mi cuenta de Google Ads si la creó la agencia?

Depende de la configuración de la cuenta y de su contrato. Las respuestas en la comunidad de ayuda de Google Ads señalan a quien aceptó los términos cuando se abrió la cuenta, y Google dice que una cuenta de administrador propietaria no le quita la propiedad de los datos a la cuenta de cliente. Revise la lista de usuarios y su contrato.

¿Puedo quitarle el acceso a una agencia en Google Ads?

Sí, si tiene el rol de Administrador en la cuenta de cliente. Confirme cómo está configurada la facturación antes de desvincular la cuenta de administrador de la agencia, para que sus anuncios no se detengan de forma inesperada.

¿Cambiar de agencia borra mi historial de Google Ads?

No, si conserva la misma cuenta de cliente. Google dice que desvincular una cuenta de administrador no elimina el historial de campañas propio de la cuenta de cliente.

¿Puedo transferir Google Analytics a una nueva agencia sin perder mis informes?

Si la propiedad de GA4 se traslada, Google dice que los datos de informes se van con ella, aunque el historial de cambios de antes del traslado se queda en la cuenta de origen. Una propiedad nueva empieza vacía.

¿Qué pasa si nadie es administrador en Tag Manager?

El soporte de Google no puede agregar usuarios a una cuenta bloqueada. Una cuenta sin administrador puede eliminarse, y los usuarios restantes con acceso de lectura tienen 30 días para exportar el contenedor desde la papelera e importarlo en otro lugar.

¿Cómo recupero Search Console de mi antigua agencia?

Pídale a un propietario actual que lo agregue, o verifique la propiedad del sitio usted mismo mediante DNS o un token de verificación en el sitio.

Para cerrar

Empiece por averiguar quién tiene cada rol en Ads, GA4, Tag Manager y Search Console, y regístrelo antes de que le quiten el acceso a nadie. Después pida por escrito el rol específico que necesita cada producto, en lugar de una contraseña. Conservar las cuentas originales es lo que conserva su historial, mientras que cualquier inicio desde cero empieza en ceros. Su contrato puede definir qué debe entregar la agencia, así que trate esa parte como una pregunta para su acuerdo, no para Google.

Una vez que su negocio tenga sus propios roles de administrador y una lista escrita de IDs de cuenta, un cambio de agencia se vuelve una tarea de rutina. Puede traer a alguien nuevo, quitar el acceso cuando termine el trabajo, y conservar cada informe que ya pagó.

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