Su diseñador web o la persona que se encarga de su SEO acaba de pedirle acceso a Google Analytics y a Search Console, y usted quiere decir que sí sin entregar una contraseña ni perder el control de sus propios datos. Ya sea que necesite agregar un usuario a Google Analytics 4 o a Search Console, el procedimiento es el mismo: dé a la cuenta de Google de una persona con nombre el rol más bajo que cubra su trabajo, y conserve el rol más alto para su propio negocio. Ambas herramientas se lo permiten en pocos minutos, gratis, y ambas le permiten quitarlo después. Lo que confunde a la gente no es hacer clic. Es saber qué rol elegir, en qué nivel elegirlo y qué limpiar cuando el trabajo termina. Esta publicación le da las rutas exactas de los menús, una tabla de roles para cada herramienta y una revisión breve que puede hacer en cada cuenta. Si además maneja otros accesos de su negocio, los pasos para agregar un administrador a un Perfil de Negocio de Google, dar acceso a una cuenta de Google Ads y agregar un usuario a WordPress siguen la misma idea.
Puntos clave
Cada persona recibe su propia cuenta de Google agregada como usuario, así que puede cambiar o quitar su acceso sin tocar el de nadie más.
El nivel de cuenta alcanza todas las propiedades de la cuenta. El nivel de propiedad alcanza solo la que usted elija, y eso es lo que normalmente necesita una agencia.
Un proveedor de SEO que trabaja activamente puede ser usuario Completo. El acceso de Propietario, sobre todo el de propietario verificado, se queda con usted.
Quitar a la persona de la lista no basta si su token de verificación sigue en su lugar, así que revise la lista de Tokens de propiedad sin usar.
Agregue a la persona por el correo de su cuenta de Google, con el rol más bajo que cubra su trabajo
La respuesta corta para ambas herramientas tiene la misma forma: abra la página de acceso, agregue el correo de la cuenta de Google de la persona, elija un rol y guarde. Los nombres de los menús de Google cambian de vez en cuando, así que si una etiqueta de abajo se ve un poco distinta en su pantalla, busque la sección que contenga las palabras mencionadas. La persona que agregue necesita una cuenta de Google; un correo de trabajo puede vincularse a una si todavía no tiene.
Antes de hacer clic en nada, decida dos cosas. Primero, cuál es la propiedad del sitio en cuestión, ya que un negocio puede tener más de una. Segundo, qué debe hacer realmente la persona. Un trabajo de informes requiere un rol distinto al de un trabajo que cambia el seguimiento, y la respuesta para cada herramienta está en las tablas más abajo.
En Google Analytics 4
Google Analytics le permite agregar usuarios a nivel de cuenta o a nivel de propiedad, como explica la Ayuda de Google Analytics. El nivel que elija define su acceso inicial, así que elija con cuidado. Debe ser Administrador para agregar o cambiar usuarios.
- Abra Google Analytics y seleccione la cuenta y la propiedad correctas.
- Abra Administrar.
- Elija Administración de acceso a la cuenta para el nivel de cuenta, o Administración de acceso a la propiedad para el nivel de propiedad.
- Haga clic en el botón de signo más y luego en Agregar usuarios.
- Escriba el correo de su cuenta de Google.
- Seleccione el rol y las restricciones de datos que desee.
- Haga clic en Agregar.
La persona obtiene acceso al nivel y con el rol que usted eligió, y puede cambiar cualquiera de los dos más tarde desde la misma página.
En Search Console
Search Console funciona de otra manera, porque tiene propietarios además de usuarios. Un propietario de la propiedad agrega personas desde Configuración, como se describe en la Ayuda de Search Console sobre propietarios, usuarios y permisos.
- Abra Search Console y seleccione la propiedad correcta.
- Abra Configuración.
- Abra Usuarios y permisos.
- Haga clic en Agregar usuario.
- Escriba un correo válido de una cuenta de Google.
- Elija el permiso Propietario, Completo o Restringido.
- Guarde.
Un grupo de correo no se puede agregar como usuario de Search Console, así que agregue a cada persona por separado. Google también dice que una propiedad debe conservar al menos un propietario verificado, algo que importa más de lo que parece y que se explica más abajo.
Un rol de GA4 a nivel de propiedad es lo que normalmente necesita una agencia
GA4 tiene cinco roles: Administrador, Editor, Especialista en marketing, Analista y Lector. Cada uno puede asignarse a nivel de cuenta o de propiedad, según la documentación de roles de Google. El acceso a nivel de cuenta se aplica a todas las propiedades de esa cuenta, salvo que se aplique un rol más permisivo a nivel de propiedad. Por eso una agencia que trabaja en un solo sitio web normalmente recibe acceso a nivel de propiedad y no a nivel de cuenta. Una persona agregada a nivel de cuenta puede ver todas las propiedades que contiene, incluso las que usted no quería compartir.
| Rol | Qué puede hacer | Conviene para |
|---|---|---|
| Lector | Ve la configuración y los datos, y puede crear sus propias exploraciones | Solo informes |
| Analista | Crea y comparte exploraciones | Una persona que arma informes |
| Especialista en marketing | Gestiona públicos, eventos, eventos clave y la configuración de atribución | Una persona que dirige campañas y seguimiento |
| Editor | Control total de la configuración de la propiedad, pero no puede gestionar usuarios | Trabajo más amplio de configuración del seguimiento |
| Administrador | Control total de Analytics, incluidos los usuarios y los permisos | Solo una persona de confianza que deba gestionar usuarios o toda la configuración |
Note un detalle que sorprende a la gente. Un Lector no puede gestionar usuarios, pero sí puede crear, editar y eliminar sus propias exploraciones. Lector no significa que la persona no pueda hacer nada.
GA4 también tiene restricciones de datos, llamadas Sin métricas de costos y Sin métricas de ingresos. Ocultan las cifras de costos e ingresos a la persona que usted agrega. Son una capa extra útil si sus informes tienen números que prefiere mantener privados, pero no reemplazan elegir un rol más bajo. Elija primero el rol más bajo y luego agregue la restricción si hace falta. El propio consejo de Google, repetido en su página sobre acceso y restricciones de datos, es conceder solo el acceso que una persona necesita.
Un rol de GA4 tampoco llega a su sitio web. El acceso a Analytics controla Analytics, no su alojamiento, su editor web, su dominio ni su correo. Agregar a una agencia como Lector no le permite cambiar una página. Si también necesita cambiar el sitio mismo, ese es otro acceso, y el que vale la pena planear con cuidado es el de su editor del sitio, como los usuarios de WordPress que se tratan en esta serie.
El usuario Completo de Search Console sirve para el trabajo de SEO, y el Propietario se queda con usted
Search Console tiene tres niveles de permiso. Los Propietarios tienen control total, incluidos la configuración, todos los informes y herramientas, y la administración de usuarios. Los usuarios Completos pueden ver todos los datos y realizar muchas acciones. Los usuarios Restringidos pueden ver la mayor parte de los datos y reciben solo los mensajes que los afectan específicamente.
| Permiso | Qué significa | Conviene para |
|---|---|---|
| Propietario | Agrega y quita usuarios, cambia la configuración, ve todos los datos, usa todas las herramientas | Usted, el dueño del negocio |
| Usuario Completo | Ve todos los datos y realiza muchas acciones, pero no puede agregar ni quitar propietarios | Un proveedor de SEO que trabaja activamente |
| Usuario Restringido | Ve la mayor parte de los datos y recibe solo los mensajes que lo afectan | Solo informes |
Un proveedor de SEO que necesita mirar informes, enviar sitemaps e inspeccionar páginas y comprobar que una corrección funcionó por lo general queda bien servido con el usuario Completo. El usuario Restringido cubre a una persona que solo necesita leer los números. Casi nunca hace falta dar el rol de Propietario a alguien que usted contrata, y entregarlo significa que puede agregar y quitar a otras personas, incluido usted.
Así que, si la pregunta es si debe dar el rol de Propietario a un diseñador o a una agencia, la respuesta en la mayoría del trabajo real es que no. Dé el permiso Completo y conserve usted el de Propietario. Esa sola decisión protege la propiedad si la relación termina, porque no pueden quitarlo a usted ni agregar a sus propios sucesores.
Un propietario verificado que se va puede volver si usted no borra el token
Search Console tiene dos tipos de propietario, y la diferencia importa cuando alguien se va. Un propietario verificado demostró la titularidad al colocar un token de verificación de Google en el sitio, mediante un archivo HTML, una etiqueta HTML, un registro DNS, una cuenta de Google Analytics o una cuenta de Google Tag Manager. Un propietario delegado recibió la titularidad de otro propietario sin usar un token personal. Ambos tienen los mismos permisos mientras figuren en la lista.
Cuando se va un propietario delegado, usted lo quita de Usuarios y permisos y ahí termina todo. Cuando se va un propietario verificado, esa misma eliminación no basta. Google explica en su anuncio sobre la administración de usuarios de Search Console que el token que la persona colocó puede permitirle verificarse de nuevo y recuperar el acceso. Search Console incluye una lista de Tokens de propiedad sin usar precisamente por esta razón. Después de quitar a la persona, abra esa lista y luego quite el token correspondiente del sitio o del DNS.
Esta limpieza puede requerir a quien controla los archivos de su sitio o sus registros DNS, que a veces es la misma agencia anterior. Planee eso antes de que termine la relación, no después.
Una regla más va en sentido contrario. Si desaparecen todos los propietarios verificados, los usuarios restantes y los propietarios delegados terminan perdiendo el acceso hasta que alguien vuelva a verificar la propiedad. Así que, conserve al menos un propietario verificado que pertenezca a su negocio, con un correo que usted controle.
Quitar el acceso toma un minuto en cada herramienta
Sacar a alguien es el mismo camino corto que meterlo, y conviene hacerlo el día en que el trabajo termina. En GA4, abra Administración de acceso a nivel de cuenta o de propiedad, seleccione al usuario y haga clic en Quitar. Se necesita acceso de Administrador a nivel de cuenta para eliminar usuarios. Si una persona fue agregada en ambos niveles, revise ambas listas.
En Search Console, abra Configuración, luego Usuarios y permisos, use el menú junto a la persona y elija Quitar acceso. Si era un propietario verificado, siga la limpieza del token que se explicó arriba.
Cuando no se puede quitar a una persona, la causa habitual es un rol que hereda de un nivel superior, como la cuenta o un grupo, y que no se puede reducir desde un nivel inferior. Cambie la asignación en el nivel donde se concede. Los productos vinculados, como Google Ads, también pueden agregar accesos que usted no esperaba, así que una revisión a fondo mira ahí también. Los pasos de acceso a Google Ads de esta serie cubren el lado de las cuentas vinculadas.
Diez minutos en cada herramienta le dan una lista completa de accesos
Usted puede auditar quién tiene acceso a ambas herramientas en una sola sesión. Hágalo cuando sepa de un proveedor nuevo, cuando alguien se vaya y de forma periódica.
En GA4:
- Abra Google Analytics y seleccione la cuenta y la propiedad correctas.
- Abra Administrar.
- En Cuenta, abra Administración de acceso a la cuenta, y en Propiedad, abra Administración de acceso a la propiedad.
- Anote a cada usuario, su rol, si es directo o heredado y cualquier restricción de datos.
- Compruebe si un rol a nivel de cuenta expone más propiedades de las que quería compartir.
En Search Console:
- Abra la propiedad y vaya a Configuración, luego a Usuarios y permisos.
- Anote a cada Propietario, usuario Completo y usuario Restringido.
- Tome nota de cuáles propietarios son verificados y cuáles son delegados.
- Abra la lista de Tokens de propiedad sin usar.
- Confirme que al menos un propietario verificado pertenece a su negocio.
Cualquier persona que no reconozca, y cualquiera cuyo trabajo haya terminado, sale de la lista o baja a un rol más bajo. Google recomienda conceder solo el permiso que una persona necesita y revocar o cambiar el acceso cuando alguien deja de trabajar en la propiedad.
Usted puede hacer el cambio básico, y algunos trabajos conviene delegarlos
Agregar y quitar un usuario es gratis y rápido. No necesita un consultor para hacer clic en Agregar usuario o en Quitar acceso. Empiece con los pasos de arriba, y si funcionan, habrá terminado.
Algunas situaciones son más enredadas que un clic en un menú. Quizá no sepa qué cuenta de Google es dueña de la propiedad. Quizá haya perdido el acceso de Administrador, y Google tiene un proceso de recuperación para cuando nadie tiene acceso administrativo. Una agencia anterior aún puede ser propietaria verificada. Los permisos pueden heredarse de una cuenta o un grupo, o pueden intervenir varias propiedades y productos de Google vinculados. En esos casos un especialista puede documentar quién controla cada propiedad, recortar los permisos innecesarios, proteger las métricas sensibles, quitar usuarios y tokens viejos, y dejarle un acceso que usted mismo administra. Un buen traspaso termina con usted teniendo las llaves, no con una nueva dependencia.
Si además está configurando estas cuentas desde cero, la publicación de configuración de GA4 cubre primero la instalación del seguimiento.
Revise sus decisiones de acceso
Elija una respuesta para empezar.
1. Usted quiere que un diseñador vea los informes de un sitio web sin llegar a sus otras propiedades. ¿Qué nivel de GA4 conviene?
2. Un proveedor de SEO necesita enviar sitemaps e inspeccionar páginas en Search Console, y usted quiere conservar el control. ¿Qué permiso conviene?
3. Un antiguo propietario verificado fue quitado de Usuarios y permisos. ¿Qué más debe hacer?
Preguntas frecuentes sobre cómo agregar un usuario a Google Analytics 4
¿Puedo dar a una agencia acceso a GA4 sin darle la titularidad?
Sí. GA4 usa los roles Administrador, Editor, Especialista en marketing, Analista y Lector, en lugar de un propietario como el de Search Console. Asigne el acceso a nivel de propiedad cuando pueda.
¿Qué rol de GA4 debe recibir una agencia de SEO?
Lector cubre los informes y Analista cubre las exploraciones. Especialista en marketing cubre los públicos, los eventos, los eventos clave y la configuración de atribución. Use Editor o Administrador solo cuando el trabajo lo requiera.
¿Qué permiso de Search Console debe recibir una agencia?
El usuario Completo conviene para el trabajo activo de SEO y el usuario Restringido para informes limitados. El rol de Propietario es innecesario para el acceso ordinario de una agencia.
¿Puedo quitar a un propietario de Search Console?
Sí, pero un propietario verificado puede tener un token que le permita verificarse otra vez. Revise la lista de Tokens de propiedad sin usar y quite también el token.
¿Permite el acceso a GA4 que alguien edite mi sitio web?
No. El acceso a GA4 controla los recursos de Analytics, no su alojamiento ni su editor web.
¿Se puede limitar el acceso a GA4 a una sola propiedad?
Sí. Agregue al usuario a nivel de propiedad en lugar de a nivel de cuenta.
Reflexiones finales
Agregar a alguien a GA4 y a Search Console se reduce a pocas decisiones. Agregue personas por el correo de su propia cuenta de Google, elija el nivel antes del rol, dé a una agencia acceso a nivel de propiedad en GA4 y el permiso Completo en Search Console, y conserve el rol de Propietario en su negocio. Cuando el trabajo termine, quite a la persona en cada herramienta y borre cualquier token de verificación que haya colocado.
Hecho una vez, esto le deja una lista corta que se lee de un vistazo, sin contraseñas compartidas ni usuarios sorpresa. La próxima vez que un proveedor le pida acceso, sabrá qué dar y cómo retirarlo.
Si sus cuentas están más enredadas que un clic en un menú, Web Leveling puede aclarar quién controla qué, desde un acceso de Administrador perdido hasta el token de verificación de una agencia anterior. Nuestro trabajo de optimización para motores de búsqueda incluye un traspaso limpio, para que usted termine con las llaves de sus propios datos. Trabajamos con pequeñas y medianas empresas en todo el país y en el extranjero. Cuéntenos cómo se ve su lista de accesos, y le diremos qué cambiar y qué dejar como está.
Términos
Términos de acceso en esta publicación
Toque un término para ver qué significa.
Propiedad. En Google Analytics, el contenedor de los datos de un sitio web o una aplicación, que está dentro de una cuenta.
Nivel de cuenta. Acceso que se aplica a todas las propiedades de una cuenta de Google Analytics.
Nivel de propiedad. Acceso que se aplica solo a la propiedad que usted elige.
Restricción de datos. Una configuración de GA4, Sin métricas de costos o Sin métricas de ingresos, que oculta esas cifras a un usuario.
Propietario verificado. Un propietario de Search Console que demostró la titularidad con un token de verificación en el sitio.
Propietario delegado. Un propietario de Search Console a quien otro propietario le dio la titularidad sin un token personal.
Tokens de propiedad sin usar. Una lista de Search Console con los tokens de verificación que ya no corresponden a ningún propietario de la lista.
