Sí, puede desactivar las funciones de IA en el software empresarial

Llega el aviso de renovación, el precio es más alto, y la herramienta que ha usado durante años ahora se abre con un asistente que usted nunca pidió. Su correo, sus documentos, su contabilidad y su generador de sitios web parecen estar haciendo lo mismo al mismo tiempo. Usted quiere saber si puede desactivar las funciones de IA en el software empresarial, qué le va a costar de una forma u otra, y qué pasa con la información de sus clientes mientras las funciones siguen encendidas. En varias de las herramientas que ya paga, puede desactivar partes de ellas, limitar a qué puede acceder, o pasar a un plan más económico. El interruptor exacto depende del proveedor, y con Microsoft también depende de qué tipo de cuenta use para iniciar sesión. Algunos proveedores ofrecen solo controles parciales, y ayuda saberlo antes de pasarse una tarde buscando un ajuste que no existe. Usted tiene derecho a decidir que no quiere estas funciones, y puede tomar esa decisión herramienta por herramienta.

¿Puede desactivar las funciones de IA en las herramientas que ya usa?

A menudo sí, al menos en parte. Lo que puede hacer se reduce a tres acciones: desactivar la función, limitar qué datos puede leer, o pasar a un plan que cueste menos. Cada proveedor documenta una mezcla distinta de estas opciones, y los menús cambian, así que revise de nuevo la página de ayuda del proveedor antes de confiar en una ruta. Las herramientas de abajo son aquellas donde la documentación del propio proveedor explica con claridad qué existe y qué no.

¿Cómo desactivo Copilot en Microsoft 365?

Empiece por revisar cómo inicia sesión. La propia página de Microsoft sobre cómo desactivar Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365 dice que esos ajustes se aplican solo cuando usted inicia sesión con una cuenta personal de Microsoft, como una dirección de correo personal. No están disponibles si inicia sesión con una cuenta de trabajo o escuela. Si su negocio usa cuentas de trabajo, quien administra la suscripción de Microsoft 365 de su organización controla esto, no usted desde dentro de Word.

En una cuenta personal, los pasos son por aplicación y por dispositivo. En Word, Excel, PowerPoint o OneNote de escritorio en Windows, vaya a Archivo, luego Opciones, luego Copilot, y desmarque Habilitar Copilot. En una Mac, vaya a Preferencias, luego Herramientas de creación y revisión, luego Copilot. Repítalo en cada aplicación de cada computadora que use.

Hay una opción más amplia: desactivar las «experiences that analyze your content» (experiencias que analizan su contenido). Eso también apaga otras funciones conectadas que no tienen nada que ver con Copilot, así que pruebe primero el ajuste por aplicación. Microsoft también aclara que quitar el ícono de Copilot no desactiva Copilot, así que ocultar el botón no es lo mismo que apagarlo.

¿Cómo desactivo Gemini en Google Workspace?

Si su negocio usa una cuenta de Google Workspace, un administrador puede ir a la consola de administración, luego Generative AI, luego Gemini app, luego Service status, y elegir Desactivado para todos o para un grupo elegido. Google documenta esto en su ayuda de administración de la aplicación Gemini.

Ese interruptor cubre la aplicación Gemini. Su equipo puede seguir viendo otras funciones inteligentes en Gmail y Docs, que tienen sus propios controles. La ayuda de Google sobre las funciones inteligentes y el acceso de Gemini a los datos de Workspace explica cómo desactivarlas y limitar lo que Gemini puede leer. Si quiere que todo el equipo quede en un solo ajuste, la vía del administrador es la que se mantiene.

¿Puedo desactivar la IA en QuickBooks?

Solo en parte. La ayuda de Intuit sobre los agentes en QuickBooks Online documenta algunos controles: puede cerrar la vista del asistente, usar las indicaciones que describe para que la vista deje de abrirse sola, y, donde se ofrece la opción, volver a la disposición anterior de la página Banking. La propia ayuda de Intuit también dice que no hay forma de desactivar las funciones una por una.

Usted no es el único que pregunta. La comunidad de Intuit tiene solicitudes repetidas de 2024 y 2025 para excluirse de forma permanente, incluido un hilo titulado how do I permanently opt out of the AI assistant, donde el personal dijo que algunos controles no estaban disponibles. Si un interruptor de apagado total le importa, esa ausencia es un hecho que debe entrar en su decisión sobre el producto.

¿Qué puede desactivar en Notion?

El propietario de un espacio de trabajo puede desactivar la búsqueda web de Notion AI, y Notion mantiene sus modelos premium apagados hasta que un administrador los active. Notion describe ambos en sus preguntas frecuentes de Notion AI. Sus páginas de ayuda no documentan un interruptor universal que quite todas las funciones de IA incluidas, así que planifique con los controles que sí existen.

¿Las funciones de IA subieron el precio de mi software?

En algunos casos, un cambio de precio llegó al mismo tiempo que la IA, y el proveedor lo dijo en su propio anuncio. Si la IA causó todo el aumento es una pregunta aparte, y los proveedores la responden de forma distinta.

Microsoft hizo que Copilot fuera parte de Microsoft 365 Personal y Family en la mayoría de los mercados el 16 de enero de 2025, y subió los precios en Estados Unidos $3 al mes. En su anuncio de que Copilot está incluido en Microsoft 365 Personal y Family, Microsoft dijo que la subida reflejaba todos los beneficios agregados durante 12 años, no solo Copilot. Los precios actuales en Estados Unidos en la página de planes de Microsoft son $99.99 al año para Personal y $129.99 al año para Family.

Google incluyó Gemini en sus planes Business y Enterprise de Workspace desde enero de 2025, dejó de vender Gemini como complemento, y, usando su propio ejemplo, subió Business Standard de $12 a $14 por usuario al mes con facturación anual. Google explicó el cambio en su publicación sobre llevar la IA a los planes de negocio de Workspace. Su página de precios de Workspace lista Business Starter en $7 por usuario al mes con facturación anual.

HubSpot pasó Breeze Customer Agent a un modelo de créditos en junio de 2025, con créditos extra desde $10 por cada 1,000, según su anuncio de créditos. Ese sí es claramente un cobro por el uso de IA, así que esté atento a las alertas de uso si la conserva.

QuickBooks, Mailchimp, Wix y Notion han agregado funciones de IA. La investigación detrás de este artículo no encontró un anuncio de ninguno de esos proveedores que muestre una subida del plan base causada por la IA en los últimos dos años. Así que, si una de esas facturas subió, revise el correo de cambio del proveedor para ver la razón que da antes de culpar a la IA.

¿Qué pasa con los datos de sus clientes si deja las funciones de IA encendidas?

El riesgo depende de la función y de a qué puede acceder. Un asistente conectado a su correo, sus archivos, su calendario, sus registros de clientes o su contabilidad puede tomar ese contenido y enviar las partes relevantes a su proveedor, o a los subcontratistas que el proveedor enumera, para producir una respuesta. Ahí es donde debe poner su atención.

Sobre el entrenamiento, los proveedores hacen promesas más limitadas de lo que la gente suele temer. Google y Microsoft dicen que el contenido empresarial elegible no se usa para entrenar sus modelos base o Gemini sin permiso. Microsoft cubre sus planes para el hogar en Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365 para el hogar: sus datos y privacidad. Las prácticas de seguridad de IA de Notion dicen que los datos de los clientes van a subprocesadores de IA para ejecutar la función, que esos proveedores los conservan 30 días o menos por defecto en los planes que no son Enterprise, y que no se usan para entrenar modelos por defecto.

«Not used for training» (no se usa para entrenamiento) de todas formas significa que los datos se leen y se procesan. Desactivar una función, detener el uso para entrenamiento y detener cualquier procesamiento son tres acciones distintas, y un solo ajuste rara vez cubre las tres. Lea con cuidado cuál de ellas controla en realidad el ajuste de un proveedor.

La exactitud es un riesgo aparte. La página de Intuit sobre cómo usa la IA generativa advierte contra tomar decisiones financieras, legales, fiscales o de inversión importantes basándose solo en respuestas generadas. El perfil de IA generativa de NIST de julio de 2024 nombra las respuestas inventadas, que llama confabulación, junto con la privacidad, la seguridad de la información y la propiedad intelectual, como riesgos a revisar. Para cualquier cosa que llegue a un cliente, haga que una persona la apruebe primero.

Los reguladores han dicho que las promesas cuentan. La FTC escribió en enero de 2024 que las empresas de IA deben cumplir sus compromisos de privacidad y confidencialidad, y señaló reportes de datos confidenciales filtrados e historiales de chat expuestos. Si atiende a clientes en Europa, la Opinión 28/2024 de la Junta Europea de Protección de Datos cubre cuándo los datos personales usados en modelos de IA necesitan una base legal. Ninguna de las dos es una lista de verificación para una pequeña empresa, pero ambas señalan los mismos pasos: enumere qué datos alcanza una función, lea los términos actuales y la lista de procesadores, limite el acceso, y no actúe sobre una respuesta que nadie ha revisado.

¿Vale la pena conservar alguna de estas funciones?

Tal vez una parte, y la evidencia para ello es limitada. Un documento de trabajo sobre IA en atención al cliente de la Oficina Nacional de Investigación Económica estudió a 5,179 agentes de soporte en una empresa de software Fortune 500. Encontró un aumento promedio del 14% en los casos resueltos por hora, cerca del 34% para agentes nuevos y con menos experiencia, y muy poco cambio para los agentes experimentados.

Ese resultado pertenece a la atención al cliente asistida en una empresa grande. No muestra el mismo ahorro para una empresa de dos personas, para la contabilidad, para textos de marketing, ni para el asistente que acaba de aparecer en su procesador de texto. Las afirmaciones de los proveedores sobre tiempo ahorrado no son el mismo tipo de evidencia.

Una prueba justa es corta y reversible. Elija una tarea repetitiva y de bajo riesgo. Cronométrela durante dos semanas con la función activada, cuente las correcciones que hace, y compare el resultado con lo que le cuestan la suscripción y el tiempo de revisión. Si quiere ayuda para elegir qué tarea probar, el artículo sobre qué automatizar primero explica cómo elegir una pequeña y medible. Conserve la función si ahorra tiempo medido y su manejo de datos es aceptable. Desactívela, o pase a una herramienta más sencilla, si sobre todo agrega comandos, errores, distracción o un recargo. Una herramienta más sencilla puede significar menos entrenamiento y menos exposición de datos, aunque quizás pierda una integración que de verdad usa.

¿Cómo puede revisar sus propias suscripciones en veinte minutos?

Puede hacer esto usted mismo esta semana con un estado de cuenta bancario y sus inicios de sesión de administrador. No cambie nada hasta que sepa qué perdería y si puede exportar sus datos.

Las fallas que siguen a este tipo de cambio suelen ser prácticas. Una renovación o un nuevo cargo por créditos pasa desapercibido. El personal usa un asistente por defecto sin saber qué puede leer. Se acepta texto o categorías generadas sin revisarlas. Alguien supone que un solo ajuste cubre cada aplicación y dispositivo. Una reducción de plan quita almacenamiento o funciones de colaboración que nadie revisó. No hay datos nacionales que clasifiquen con qué frecuencia ocurre cada una, así que trate ese orden como una lista de verificación, no como una estadística.

¿Cuándo tiene sentido dejar una plataforma?

Desactive una función, reduzca su plan o cámbiese cuando la herramienta no tenga un control utilizable, su manejo de datos entre en conflicto con lo que le debe a sus clientes, el costo extra no se recupere en tiempo medido, o sus errores generen más revisión de la que ahorran. Ese es un resultado normal, y conservar su proceso más sencillo es una decisión sensata.

Pero no cambie solo para alejarse de una etiqueta. Si la alternativa cuesta más, elimina registros que necesita, trae las mismas funciones integradas, o implica un cambio riesgoso, quedarse y apagar las funciones puede ser la mejor decisión. Antes de dejar cualquier cosa que guarde su contabilidad, sus mensajes con clientes o sus respaldos, pida una exportación y compare el costo del cambio con los cargos de los próximos 12 meses.

Como rangos aproximados de planificación, no como referencias de la industria: resolver una sorpresa en una factura toma cerca de 15 a 60 minutos por proveedor. Desactivar el acceso de una cuenta pequeña administrada por un administrador toma más o menos lo mismo. Escribir una regla de que una persona apruebe el contenido para clientes, financiero, legal, fiscal y público, y luego enseñársela al personal, toma de una a tres horas. Una reducción de plan o un cambio, con un inventario, una exportación y una fecha de reversión probada, puede tomar de medio día a varias semanas según sus integraciones e historial.

Preguntas frecuentes sobre cómo desactivar las funciones de IA en el software empresarial

¿Cómo desactivo Copilot en Microsoft 365?

En una cuenta personal de Microsoft, desmarque Habilitar Copilot en Archivo, Opciones, Copilot en cada aplicación de escritorio de Windows, o en Preferencias, Herramientas de creación y revisión, Copilot en una Mac. En una cuenta de trabajo o escuela esos ajustes no están disponibles, y el administrador de su organización lo controla.

¿Puedo desactivar Gemini en Google Workspace para todo mi equipo?

Sí, si usted es administrador. En la consola de administración, vaya a Generative AI, Gemini app, Service status, y elija Desactivado para todos o para un grupo. Otras funciones inteligentes tienen controles aparte.

¿Puedo desactivar la IA en QuickBooks?

En parte. Puede cerrar la vista del asistente, evitar que se abra automáticamente, y volver a la página Banking anterior donde se ofrece. Intuit dice que no hay forma de desactivar las funciones una por una.

¿Desactivar la IA evita que mis datos se usen para entrenamiento?

No necesariamente. Desactivar una función, excluirse del entrenamiento y detener el procesamiento son ajustes distintos. Revise cuál de ellos cubre el control de cada proveedor.

¿Las funciones de IA están subiendo los precios del software?

Algunos cambios de precio llegaron junto con la IA. Microsoft subió los precios de Personal y Family en Estados Unidos $3 al mes cuando agregó Copilot, aunque ligó la subida a 12 años de beneficios agregados, y Google subió Business Standard de $12 a $14 por usuario al mes con facturación anual.

¿De verdad necesito la IA en mi software?

No. Conserve una función solo si una prueba corta muestra que ahorra tiempo medido con un manejo de datos aceptable. Desactivarla y conservar su proceso actual es una opción legítima.

Reflexiones finales

A menudo puede desactivar las funciones de IA en el software empresarial, pero el interruptor vive en un lugar distinto para cada proveedor. Los ajustes para consumidores de Microsoft funcionan solo en cuentas personales, Google les da a los administradores de Workspace un interruptor para apagar Gemini, y QuickBooks y Notion ofrecen controles parciales. Algunas subidas de precio llegaron con estas funciones, y los propios anuncios de los proveedores dicen cuánto se ligó a la IA. Nada de esto significa que se esté quedando atrás si dice que no.

Una revisión de veinte minutos le da un registro de una página: qué cambió de precio, qué está activado, qué puede leer cada función, y quién aprueba lo que ve un cliente. Después de eso, las renovaciones dejan de ser sorpresas, y su personal tiene una forma acordada de trabajar.

Si prefiere que alguien más lo revise con usted, Web Leveling puede repasar sus herramientas con usted, proveedor por proveedor, y anotar a qué puede acceder cada uno y qué le cuesta. Nuestro trabajo de consultoría de IA parte de lo que de verdad necesita, y a veces eso significa que le recomendamos desactivar funciones y conservar el proceso que ya tiene. Trabajamos con pequeñas y medianas empresas de todo el país y del extranjero. Cuéntenos qué herramientas le están insistiendo con la IA, y le ayudaremos a decidir qué conservar y qué desactivar.

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