Usted abrió Gmail esta mañana y ahí estaba: un ícono de Gemini en la esquina y una sugerencia para resumir un hilo que todavía no había terminado de leer. Usted ya paga Google Workspace, así que surgen tres preguntas a la vez. ¿Qué hace realmente este botón? ¿Le cuesta algo extra además de lo que ya paga? ¿Y es seguro dejar que lea el correo que le envían sus clientes, proveedores y empleados? Gemini en Gmail ya forma parte de los planes de Workspace, pero las funciones varían según el plan, y usted controla más de lo que sugiere el botón. Esta publicación responde esas tres preguntas en ese orden, con los precios y las páginas de ayuda de Google, y termina con una prueba de diez minutos que puede hacer hoy con un hilo de correo cualquiera. Los precios y los detalles de los planes cambian, así que tome los números de aquí como una instantánea y confírmelos en su propia cuenta antes de comprar o cambiar algo.
Puntos clave
La página de precios de Google enumera las funciones de Gemini dentro de cada plan en lugar de como un complemento aparte, y las funciones varían según el plan.
Business Starter enumera Gemini en Gmail. Business Standard lo enumera en Gmail, Docs, Meet y más.
Google dice que no puede llegar a un archivo de Drive que el usuario con la sesión iniciada no pueda abrir, y que el contenido de Workspace no se usa para entrenar modelos externos sin permiso.
Google advierte que Gemini puede ser inexacto, así que una persona revisa todo lo que vaya a un cliente o que involucre dinero, contratos o datos sensibles.
¿Gemini está incluido en mi plan de Google Workspace, o cuesta extra?
La página de precios de Workspace actual de Google para EE. UU. enumera las funciones de Gemini dentro de los planes en lugar de venderlas como el antiguo complemento separado de Gemini. Eso responde a la preocupación del «cargo extra»: no está ante una segunda línea de cobro por las funciones básicas de Gemini de su plan. Lo que cambia es cuánto de Gemini enumera cada plan.
Business Starter cuesta $7 por usuario al mes y enumera «Gemini AI assistant in Gmail». Business Standard cuesta $14 por usuario al mes y agrega Gemini en Gmail, Docs, Meet y más. Business Plus cuesta $22 por usuario al mes e incluye el conjunto más amplio de funciones de Gemini. Los planes Enterprise se cotizan a través del equipo de ventas de Google. Los precios varían según el país, el plazo de facturación, los impuestos y las promociones, y la comparación de planes de pago de Google explica en qué se diferencian los plazos flexibles y anuales.
| Plan | Precio indicado por usuario al mes | Gemini según lo enumera Google |
|---|---|---|
| Business Starter | $7 | Gemini AI assistant in Gmail |
| Business Standard | $14 | Gemini en Gmail, Docs, Meet y más |
| Business Plus | $22 | El conjunto más amplio de funciones de Gemini |
| Enterprise | Precio según ventas | Se define a través del equipo de ventas de Google |
La disponibilidad de las funciones también puede variar según la edición, el usuario, el idioma, el ajuste del administrador y el momento del despliegue. Así que, si usted ve una función de Gemini en la pantalla de un compañero y no en la suya, el plan es solo uno de los lugares donde mirar. La revisión de diez minutos más adelante en esta publicación recorre los demás.
¿Qué puede hacer Gemini en Gmail, Docs, Sheets, Meet y Drive?
Gemini es un conjunto de ayudantes integrados en distintas aplicaciones de Workspace, y cada uno hace un trabajo diferente. Las páginas de ayuda de Google los describen aplicación por aplicación, así que conviene asociar cada ayudante con una tarea que usted ya hace cada semana.
¿Qué hace Gemini en Gmail?
En Gmail, Gemini puede resumir un hilo de correo, redactar o pulir un mensaje, sugerir respuestas, encontrar información en su correo y en Drive, responder preguntas sobre su Calendario, crear eventos de Calendario y encargarse de algunas tareas de la bandeja de entrada. La página de ayuda de Gmail de Google describe cómo colaborar con Gemini desde el panel lateral. El punto de partida más útil para la mayoría de las bandejas de entrada es el resumen de un hilo, porque usted puede comparar el resultado con el hilo que está viendo.
¿Qué hace Gemini en Docs y Sheets?
En Docs, Gemini puede redactar, reescribir, resumir y organizar contenido, como se describe en la ayuda de Docs y Sheets de Google. En Sheets, puede crear tablas y fórmulas, analizar datos, armar gráficos, dar formato a rangos, crear tablas dinámicas y realizar acciones en la hoja de cálculo, según la ayuda de Sheets de Google. Un borrador de una propuesta o una fórmula para una columna con la que ha estado batallando son trabajos típicos para empezar.
¿Qué hace Gemini en Meet y Drive?
En Meet, «Take notes with Gemini» crea notas de la reunión, un resumen y un «Summary so far» para quien se une tarde. La ayuda de Meet de Google cubre la configuración, incluidos los controles para compartir las notas. En Drive, Gemini puede resumir archivos y carpetas, responder preguntas sobre los archivos que usted tiene permiso de abrir, encontrar documentos con lenguaje natural y crear Docs o Sheets a partir de contenido generado, como explica la ayuda de Drive de Google.
Si ha estado buscando con nombres más antiguos como «Duet AI» o «Gemini Advanced for Workspace», tenga en cuenta que no son los mismos productos que las funciones de Gemini enumeradas arriba. El anuncio de Google del 24 de septiembre de 2024 describe cómo se extendieron los beneficios de Gemini a más clientes de Workspace.
¿Puede Gemini leer todo el correo de mi negocio?
Gemini trabaja con el mismo acceso que ya tiene la persona con la sesión iniciada. Google dice que Gemini usa los permisos existentes de Workspace del usuario, así que no puede llegar a un archivo de Drive que ese usuario no pueda abrir. Un botón de Gemini en su pantalla no significa que pueda buscar en todos los archivos de la empresa. Significa que puede trabajar con lo que usted ya puede ver, dentro de los límites que fija su administrador.
Sobre el uso de los datos, los compromisos de privacidad de Gemini de Google dicen que el contenido de Workspace, incluidos el correo y los documentos, no se usa para entrenar ni mejorar Gemini ni otros modelos de IA generativa fuera de Workspace sin permiso. Google también dice que, en las funciones de Gemini dentro de las aplicaciones de Workspace, las instrucciones y los resultados generados no se almacenan sin permiso, y que el contenido de Workspace no se usa para publicidad. La aplicación independiente de Gemini es un producto aparte: su historial de conversaciones es otro ajuste con sus propios controles de retención, descritos en la guía de retención de la aplicación Gemini de Google. El Centro de privacidad de Google reúne estos compromisos en un solo lugar.
Así que, la pregunta que importa no es «¿la IA es segura por arte de magia?». Es «¿qué puede abrir esta persona, qué fuentes están activadas y quién revisa lo que produce Gemini?». Eso es algo que usted puede revisar y cambiar.
¿Quién controla Gemini en mi negocio?
Si usted es el administrador de Workspace, usted. Los controles de acceso a Gemini de Google permiten a los administradores activar o desactivar el acceso a Gemini, restringir qué fuentes de datos de Workspace puede usar y controlar por cuánto tiempo se guarda el historial de conversaciones. La página de Google sobre los controles de Workspace Intelligence cubre el lado de las fuentes. En las ediciones compatibles, DLP para Gemini le permite fijar reglas que impiden que Gemini acceda a contenido sensible de Drive. La página del centro de control de IA de Google ofrece un panorama de dónde están estos ajustes.
Si usted no es el administrador, lo es la persona que configuró su cuenta de Workspace. Si no sabe quién es, empiece por quien paga la factura de Workspace. Los ajustes pueden aplicarse a una unidad organizativa, así que un equipo puede tener Gemini mientras otro no, que es una razón por la que una persona ve una función y otra no.
Sus permisos de archivos también importan aquí. Como Gemini sigue lo que una persona puede abrir, una carpeta compartida vieja que ve la mitad de la empresa es también una carpeta de la que Gemini puede tomar información para esas personas. Ordenar los permisos en Drive hace que las respuestas sean más limpias y mantiene los archivos sensibles con las personas correctas. La seguridad de las cuentas es parte del mismo trabajo, y vale la pena leer qué hacer cuando le hackean el correo del negocio antes de ampliar el acceso de alguien.
¿Qué es lo primero seguro que puedo probar con Gemini?
Elija una tarea en la que pueda comparar el resultado con algo que usted puede ver. Los primeros usos buenos son de bajo riesgo y fáciles de revisar: resumir un hilo largo de correo interno, convertir notas de reunión en tareas pendientes, redactar una respuesta rutinaria a un cliente, reescribir un documento interno en borrador, extraer cifras de un rango definido de una hoja de cálculo o comparar unos cuantos archivos seleccionados.
Deje la aprobación final en manos de una persona para contratos, precios, decisiones financieras, lenguaje fiscal o legal, decisiones de empleo, promesas a clientes, instrucciones de seguridad, datos personales sensibles y todo lo que pueda generar responsabilidad. La propia guía de capacitación de Google dice que Gemini puede producir información inexacta o inapropiada y que no debe usarse como fuente de asesoría médica, legal o financiera. Trate el resultado como un borrador, nunca como una autoridad.
La misma cautela recorre el Perfil de IA Generativa del NIST, publicado el 26 de julio de 2024 para atender los riesgos propios de la IA generativa. Se basa en el programa de gestión de riesgos de IA del NIST, una guía voluntaria publicada el 26 de enero de 2023 que recomienda identificar, medir, documentar y gestionar los riesgos de la IA. Para un negocio pequeño, eso se reduce a una lista corta: sepa qué está activado, limite el acceso, revise los resultados y anote cómo lo usa. Si tiene empleados, decida las reglas antes de que empiecen; nuestra publicación sobre empezar a usar IA en una pequeña empresa cubre la preparación.
| Razonable para probar primero | Que siga a cargo una persona |
|---|---|
| Resumir un hilo interno largo | Contratos y redacción legal |
| Convertir notas de reunión en tareas pendientes | Precios y cotizaciones |
| Redactar una respuesta rutinaria a un cliente que usted editará | Promesas a clientes |
| Reescribir un documento interno en borrador | Decisiones fiscales, financieras y de empleo |
| Sacar cifras de un rango definido de una hoja de cálculo | Datos personales sensibles |
¿Cómo reviso Gemini en mi cuenta en diez minutos?
Usted puede hacerlo por su cuenta, en orden, sin pagarle a nadie.
- Confirme su edición. Abra la consola de administración y compare su edición de Workspace y su plan de facturación con la tabla de arriba.
- Revise los ajustes de Gemini. En los ajustes de IA generativa, mire el acceso a la aplicación Gemini, los ajustes de Gemini para Workspace y las fuentes de datos de Workspace Intelligence. La ayuda para administradores de Google explica los ajustes de la aplicación.
- Revise al usuario. Confirme que la persona que quiere usar Gemini tenga acceso y que su unidad organizativa no esté restringida.
- Haga una prueba segura. En Gmail, abra un hilo común y no sensible y pídale a Gemini un resumen corto.
- Revise las fuentes. Mire los mensajes o archivos a los que apunta Gemini, con la guía de controles de fuentes de Google.
- Lea el resultado en busca de errores. Compárelo con el hilo antes de confiar en él para cualquier cosa.
Si la función no aparece, revise la licencia, el acceso del usuario, el ajuste de funciones inteligentes, el momento del despliegue y cualquier restricción de la unidad organizativa. Eso cubre las razones habituales por las que falta un botón.
¿Cuándo necesita ayuda externa la configuración de Gemini?
A menudo, no la necesita. Revisar su plan, activar una función de bajo riesgo y probar el resumen de un correo es algo que usted puede hacer por su cuenta. No necesita automáticamente un consultor de IA, una integración a la medida ni un proyecto completo de automatización para sacar provecho de las herramientas que ya están en su plan de Workspace.
La ayuda se justifica cuando el problema es mayor que hacer clic en el botón. Algunos ejemplos son permisos de Drive inconsistentes, varios equipos con necesidades distintas, datos sensibles de clientes o empleados, reglas de DLP, ajustes de retención, capacitación del personal, reglas escritas de revisión o un flujo de trabajo que conecta Gmail, Drive, Sheets y otros sistemas. En esos casos, una evaluación enfocada puede fijar las reglas antes de ampliar el acceso, y puede recomendar nada más grande de lo que su situación respalda. El documento técnico sobre adopción de Google describe prácticas de despliegue para empresas que adoptan Workspace con Gemini.
Compruebe lo que sabe sobre Gemini en Workspace
Elija una respuesta para empezar.
1. ¿Dónde enumera la página de precios de Google a Gemini en los planes de Workspace?
2. Un compañero ve una función de Gemini y usted no. ¿Qué debe revisar primero?
3. Gemini redacta una cotización con un precio para un cliente. ¿Qué debe hacer?
Preguntas frecuentes sobre Gemini en Gmail
¿Gemini está incluido en Google Workspace?
La página de precios de Google enumera las funciones de Gemini dentro de los planes actuales de Workspace. Business Starter enumera Gemini en Gmail, y Business Standard enumera Gemini en Gmail, Docs, Meet y más.
¿Gemini lee todo mi correo?
Puede usar el correo y las fuentes seleccionadas que sus ajustes permitan, dentro del acceso propio del usuario con la sesión iniciada. Su administrador controla qué fuentes puede usar.
¿Google entrena a Gemini con los datos de Workspace?
Google dice que el contenido de Workspace no se usa para entrenar ni mejorar modelos de IA generativa fuera de Workspace sin permiso.
¿Puedo apagar Gemini?
Sí. Un administrador de Workspace puede controlar el acceso a Gemini y qué fuentes de datos de Workspace puede usar.
¿La respuesta de Gemini siempre es exacta?
No. Google advierte que Gemini puede producir información inexacta o inapropiada, así que lea cada resultado antes de usarlo.
¿Gemini cuesta extra?
La página de precios de Google incluye las funciones de Gemini en los planes de Workspace, y las funciones que usted obtiene dependen de su plan. Confirme su propio precio y sus funciones en la consola de administración antes de cambiar de plan.
Lo que esto significa para usted
El botón de Gemini en su Gmail forma parte del plan que usted ya paga, y lo que puede hacer depende de cuál sea ese plan. Starter enumera Gemini en Gmail, Standard lo enumera en Gmail, Docs, Meet y más, y su administrador decide quién puede usarlo y de qué puede tomar información. Google dice que su correo y sus documentos no se usan para entrenar modelos externos sin permiso, y Gemini trabaja dentro del acceso propio de cada persona.
Con el tiempo, el beneficio viene de pequeños logros comprobados: un hilo resumido en segundos, una respuesta rutinaria redactada para que usted la edite, notas de reunión convertidas en una lista de tareas. Cada uno ahorra unos minutos, y el hábito de leer antes de enviar evita que los errores lleguen a los clientes.
Si le gustaría contar con una segunda mirada, Web Leveling puede empezar con una revisión breve de Workspace a través de nuestro trabajo de consultoría de IA: su plan, sus ajustes, sus permisos de Drive y un primer uso que le quede bien a su equipo. Si las herramientas integradas son todo lo que necesita, se lo diremos. Trabajamos con pequeñas y medianas empresas en todo el país y en el extranjero. Contáctenos sobre la configuración de su Workspace y cuéntenos qué está viendo en Gmail.
Términos
Palabras de Gemini y Workspace en esta publicación
Toque un término para ver qué significa.
Gemini en Gmail. El asistente de IA de Google en el panel lateral de Gmail, que puede resumir hilos, redactar mensajes y encontrar información en su correo y en Drive.
Consola de administración. El panel de control de Workspace donde un administrador define los planes, los usuarios y el acceso a Gemini.
Workspace Intelligence. Un ajuste de Workspace que controla qué fuentes de datos de Workspace puede usar Gemini.
DLP para Gemini. Reglas de prevención de pérdida de datos, en las ediciones compatibles, que pueden impedir que Gemini acceda a contenido sensible de Drive.
Unidad organizativa. Un grupo de usuarios en la consola de administración que puede tener sus propios ajustes.
Aplicación Gemini. El producto independiente de Google, Gemini, que tiene su propio historial de conversaciones y sus propios ajustes de retención.
