Alguien necesita publicar por su negocio, responder mensajes o manejar sus anuncios, y usted no quiere entregar su contraseña de Facebook para que eso ocurra. Lo correcto es darle a esa persona su propio acceso, limitado a las partes del negocio en las que de verdad trabaja. En un portafolio comercial de Meta, eso requiere dos pasos que la gente suele confundir: invitar a la persona y luego asignar cada Página, cuenta de Instagram o cuenta publicitaria que necesita. Si usted es cliente de una agencia, hay una tercera ruta, el acceso de socio, que le ahorra agregar uno por uno a todos los empleados de la agencia. Otros pasos relacionados con el acceso a Facebook están en dos publicaciones más: cómo agregar a alguien a su Página de Facebook y cómo transferir la propiedad de una Página de Facebook. A continuación aprenderá a agregar personas a un portafolio comercial de Meta, qué permite cada nivel de acceso y cómo quitar el acceso más adelante.
Puntos clave
Una persona nueva recibe acceso básico de forma predeterminada, lo cual la limita a los activos que usted le asigne. Elija la Página, la cuenta de Instagram o la cuenta publicitaria, y sus tareas, como un paso aparte.
Escriba el ID comercial de la agencia en Socios y elija los activos que va a compartir, para que la agencia administre a su propio personal y usted no tenga que agregar a cada empleado.
Exija la autenticación en dos pasos a todos y mantenga al menos a dos personas de confianza con control total, para que una sola salida nunca lo deje sin acceso.
¿Necesita un portafolio comercial?
Empiece aquí, porque esto decide qué pasos seguir. Un portafolio comercial es el contenedor de Meta para las Páginas, las cuentas de Instagram, las cuentas publicitarias y las fuentes de datos, como un píxel del negocio. Antes se llamaba Business Manager, y las guías más viejas todavía usan ese nombre.
Si administra una sola Página de Facebook y nunca publica anuncios desde una cuenta publicitaria aparte, puede dar acceso directamente desde la Página. La ayuda de Meta sobre el acceso a la Página describe esa ruta, y los pasos están explicados en nuestra publicación sobre cómo agregar a alguien a su Página de Facebook. No necesita crear un portafolio solo para agregar a un ayudante.
Un portafolio vale la pena cuando tiene varios activos que administrar, una cuenta publicitaria, una cuenta de Instagram que quiere controlar en un solo lugar, permisos por tarea o una agencia a la que darle acceso. Si ese es su caso, siga leyendo.
¿Cómo invita a alguien y conserva el control?
Necesita control total del portafolio para agregar personas. El control total es el nivel más alto, el que antes se llamaba administrador. Todos los demás empiezan con acceso básico, antes llamado empleado, que la ayuda de permisos de Meta describe como el nivel predeterminado que limita a una persona a los activos que se le asignan.
La secuencia de invitación siguiente sigue la guía de Meta para agregar personas:
- Abra Meta Business Suite y seleccione el portafolio comercial correcto.
- Vaya a Configuración y luego a Personas.
- Seleccione Invitar personas.
- Escriba el correo electrónico que la persona usa para su cuenta de Facebook. Debe coincidir con esa cuenta. Si está agregando a alguien con una cuenta de Meta administrada a través de su organización, puede buscar y seleccionar la cuenta en su lugar.
- Deje el permiso a nivel de portafolio en acceso básico, salvo que la persona deba administrar el portafolio mismo.
La persona tiene que aceptar la invitación antes de que funcione cualquier otra cosa. Meta cambia los nombres de los menús con frecuencia, así que si alguna etiqueta de arriba se ve distinta en su pantalla, busque la sección llamada Personas en la configuración de su portafolio.
¿Cómo le da solo el acceso que su trabajo necesita?
Este es el paso que más se olvida. El acceso a nivel de portafolio no abre todas las Páginas, cuentas de Instagram, cuentas publicitarias ni píxeles. Cada activo se asigna por separado, con su propio nivel de permiso, como explica la misma guía de Meta.
En la ventana de invitación, después de elegir a la persona, usted selecciona los activos comerciales y luego el permiso de cada uno. Meta describe el acceso a un activo como control total o acceso parcial, y el acceso parcial se basa en tareas, como contenido, mensajes, anuncios o informes.
Dé el acceso más reducido con el que se pueda hacer el trabajo:
- Un ayudante de redes sociales: la Página y la cuenta de Instagram, con tareas de contenido y mensajes.
- Un comprador de anuncios: la cuenta publicitaria y la Página desde la que se publican los anuncios.
- Un contratista de informes: solo acceso a informes.
Los permisos de finanzas son otra cosa aparte, así que una persona que maneja anuncios no ve automáticamente la facturación.
| Tipo de acceso | Dónde se aplica | Qué permite |
|---|---|---|
| Control total (portafolio) | Todo el portafolio | Administrar la configuración, las personas, las herramientas y los activos, y eliminar el portafolio |
| Acceso básico (portafolio) | El portafolio, de forma predeterminada | Trabajar solo en los activos asignados a la persona |
| Control total (activo) | Una Página, cuenta de Instagram o cuenta publicitaria | Todo lo relacionado con ese activo, incluido quién más tiene acceso |
| Acceso parcial (activo) | Un activo | Tareas específicas, como contenido, mensajes, anuncios o informes |
| Acceso de socio | Activos que usted comparte con otro negocio | El socio administra a su propio personal en esos activos |
¿Cómo da acceso a una agencia sin agregar a cada empleado?
Agregue a la agencia como socio, no como personas individuales. Si agrega a un empleado de la agencia con su correo personal, el acceso queda atado a esa persona, y cuando se va de la agencia, a usted le queda una cuenta obsoleta. El acceso de socio funciona con el ID comercial de la agencia, así que es la agencia quien decide cuáles de sus empleados trabajan en sus activos. Meta documenta los pasos en su guía de socios:
- Pídale a la agencia su ID comercial.
- En la configuración de Meta Business Suite, abra Socios y elija Agregar.
- Seleccione Dar a un socio acceso a sus activos.
- Escriba el ID comercial.
- Elija la Página, la cuenta de Instagram, la cuenta publicitaria, el píxel u otros activos que va a compartir, defina los permisos y guarde.
Una agencia no necesita ser dueña de la Página ni de la cuenta publicitaria para hacer el trabajo de administración habitual. Comparta los activos que el trabajo requiere y conserve usted el control total.
¿Cómo quita el acceso cuando alguien se va?
La eliminación tiene dos partes, porque las personas y los activos son capas separadas. Para una persona, abra Configuración, luego Personas, selecciónela y quítela del portafolio. Después revise sus asignaciones de activos para que no quede nada pendiente. Para un socio, vuelva a Socios, seleccione al socio y quite al socio completo o solo los activos que se le asignaron, como describe la guía de socios.
Si una Página se compartió a nivel de la Página, ese acceso se administra en la Página misma, y la ayuda de Meta sobre cómo dar, editar o quitar el acceso a una Página lo cubre. No cambie permisos en medio de una campaña publicitaria activa sin haber anotado antes la configuración actual, para poder restaurarla si algo deja de funcionar.
Si la única persona con control total se fue y usted no puede comunicarse con ella, la propiedad se complica más. Nuestra publicación sobre cómo transferir la propiedad de una Página de Facebook explica cómo pasar una Página de un propietario a otro.
¿Cómo arma un portafolio que se mantenga seguro?
Las mejores prácticas de seguridad de Meta recomiendan exigir la autenticación en dos pasos. La configuración de seguridad del portafolio puede exigirla a todos, solo a los administradores o a nadie, y exigirla a todos es la base más sólida. La agencia de ciberseguridad de Estados Unidos, CISA, también recomienda la autenticación multifactor como una capa más allá de las contraseñas.
Sume estos hábitos:
- Mantenga al menos a dos personas de confianza con control total, para que una sola contraseña perdida o una sola salida no deje al negocio sin acceso.
- Use cuentas individuales. Nunca comparta una contraseña personal para agilizar la configuración.
- Revise Personas y Socios con regularidad, y quite pronto al personal que ya no trabaja con usted.
- Confirme que usted, el dueño, tiene control total, y no solo una agencia o un exempleado.
Estos hábitos toman unos minutos, y son los que evitan que una salida o un acceso perdido se convierta en una emergencia.
¿Qué puede revisar en diez minutos?
Abra Meta Business Suite, seleccione el portafolio y abra Configuración. En Personas, anote a cada persona, su acceso a nivel de portafolio y sus activos asignados. En Socios, anote cada agencia o negocio externo. Para cada uno, revise el acceso a la Página, la cuenta de Instagram, la cuenta publicitaria, el píxel u otra fuente de datos. Luego confirme que dos personas tienen control total, que la autenticación en dos pasos se exige a todos y que se quitó al personal anterior y a los socios que ya no hacen falta.
Si una persona dice que no puede ver la Página, la causa habitual es que fue invitada pero no se le asignó ningún activo. Abra su registro de acceso, seleccione el activo correcto y asigne las tareas. Otras causas comunes son que se eligió la Página o la cuenta publicitaria equivocada, que la invitación se envió al correo equivocado, que se agregó a una agencia como persona individual y que una cuenta de Instagram no está conectada correctamente.
¿Sabe cómo funciona el acceso al portafolio?
Elija una respuesta para empezar.
1. Usted invita a un empleado a su portafolio comercial con la configuración predeterminada. ¿Qué puede abrir?
2. Una agencia de marketing necesita trabajar en sus anuncios. ¿Cuál es la mejor ruta?
3. ¿Qué configuración evita que el negocio se quede sin acceso?
Preguntas frecuentes sobre cómo agregar personas a un portafolio comercial de Meta
¿Necesito un portafolio comercial de Meta para agregar a alguien a una sola Página de Facebook?
No. Puede administrar el acceso a la Página directamente desde la Página. Un portafolio sirve cuando tiene varios activos, una cuenta publicitaria, permisos por tarea o acceso de socio.
¿Agregar a alguien al portafolio le da acceso a la Página?
No. Asigne la Página por separado y elija su nivel de permiso.
¿Debo agregar a mi agencia como persona?
Por lo general, no. Agregue a la agencia como socio con su ID comercial para que administre a su propio personal.
¿Cuál es la diferencia entre control total y acceso básico?
El control total administra el portafolio de forma amplia, incluida la configuración y quién tiene acceso. El acceso básico es el nivel predeterminado y limita a una persona a los activos que se le asignan.
¿Cómo quito a un empleado o a una agencia?
Quite a la persona en Personas o al socio en Socios, y luego revise por separado las asignaciones de activos.
¿Todos deben usar la autenticación en dos pasos?
Sí. Exíjala a todas las personas con acceso al portafolio, porque agrega protección más allá de una contraseña.
Reflexiones finales
Agregar a alguien a su portafolio comercial de Meta se reduce a un orden claro. Compruebe si necesita un portafolio, invite a la persona con acceso básico, asigne solo los activos y las tareas que el trabajo requiere, y use el acceso de socio para una agencia. Cada una de esas capas es independiente, y por eso una invitación por sí sola nunca abre una Página.
Después, mantenga el control donde corresponde. Exija la autenticación en dos pasos a todos, mantenga a dos personas de confianza con control total y revise Personas y Socios de vez en cuando. Si su configuración ya está en orden, quizá no necesite más que esa revisión. Los dueños con una sola Página también pueden quedarse con la ruta más sencilla a nivel de la Página.
Si quiere ayuda para mapear quién es dueño de cada activo y configurar el acceso de forma ordenada, Web Leveling puede hacerlo con usted. Nuestro trabajo de marketing en redes sociales incluye poner en orden el acceso a Páginas, cuentas de Instagram y cuentas publicitarias para que usted conserve el control total, y puede contactar a Web Leveling sobre la configuración de su cuenta para empezar. Trabajamos con pequeñas y medianas empresas en todo el país y en el extranjero.
Términos
Palabras de acceso de Meta en esta publicación
Toque un término para ver qué significa.
Portafolio comercial. El contenedor de Meta para las Páginas, las cuentas de Instagram, las cuentas publicitarias y las fuentes de datos de un negocio, antes llamado Business Manager.
Control total. El nivel de acceso más alto, antes llamado administrador, que administra la configuración, las personas y los activos.
Acceso básico. El acceso predeterminado al portafolio, antes llamado empleado, limitado a los activos asignados.
Acceso parcial. Acceso por tareas a un activo, como contenido, mensajes, anuncios o informes.
Acceso de socio. Acceso que se comparte con otro negocio mediante su ID comercial.
ID comercial. El número que identifica a un negocio en Meta, usado para agregar a un socio.
Autenticación en dos pasos. Una segunda prueba de identidad al iniciar sesión, además de la contraseña.
